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23 agosto 2013

Una correcta implantación de BPMS hará cualquier empresa más eficiente, más eficaz y más competitiva

Por la claridad con que tratan los conceptos básicos sobre la Gestión por Procesos, se reproduce aquí un resumen de la entrevista realizada por el Foro BPM para el Fomento y la Difusión de la estrategia de Gestión por Procesos de Negocio a Inma Kern Pellicer, Sales Supervisor de AuraPortal(*).

(*)AuraPortal ha sido distinguido con ventaja ante sus competidores por Ovum en el informe Decision Matrix y por otras reconocidas firmas de analistas.

Foro BPM: Aunque se habla mucho en los ambientes empresariales de la Gestión por Procesos sigue habiendo una gran desinformación ¿Puede darnos su visión sobre el tema de forma clara y sencilla?

Inma Kern: Tradicionalmente las empresas han basado su gestión en optimizar las acciones o funciones que realizan (básicamente personal y maquinaria). Sin embargo este enfoque no contempla de forma explícita la importancia que tiene la coordinación.

La realidad es que todas las empresas realizan sus actividades según flujos de trabajo. Estos flujos de trabajo se denominan Procesos. Algunos podrán ser sencillos y no hay necesidad de que sean definidos o escritos, pero otros pueden llegar a ser muy complejos y estructurados.

La Gestión por Procesos está basada, no sólo en la optimización de las acciones o funciones, sino en la Mejora Continua de estos Procesos.

Foro BPM: ¿Y qué supone en la práctica para una organización empresarial la adopción de esta forma de gestión?

Inma Kern: La Gestión por Procesos tiene un tratamiento fundamentalmente analítico y originalmente teórico, en el que la metodología de implantación está basada en identificar los procesos, determinar los que son estratégicos, analizarlos aplicando diferentes criterios y normativas (ISO, Six Sigma, etc.), documentarlos y crear un mapa de procesos de la entidad que permita “entender la empresa” bajo este punto de vista.

Posteriormente, y antes de su implantación, deberá formarse a las personas que intervienen en cada proceso y prepararles para una correcta gestión de este cambio de paradigma, así como definir los instrumentos de medición y afinar los criterios de análisis de resultados que lleven a su Mejora Continua. A esto se le ha llamado BPM (Business Process Management).

Foro BPM: ¿Cree que a medio plazo las empresas y organizaciones trabajarán por Procesos?

Inma Kern: Es cierto que el modelo BPM de gestión ha demostrado una eficacia mucho mayor que la tradicional por funciones, pero no es suficiente. Hay que conseguir la máxima automatización posible en la gestión de los procesos y aquí entra el BPMS (Business Process Management Suite) con un software que soporta BPM bajo un enfoque eminentemente práctico ya que en su implantación lo que se hace es introducir en el sistema los planteamientos teóricos de BPM para que el propio sistema se encargue de optimizarlos, automatizarlos (en la medida de lo posible), controlar su cumplimiento y proporcionar los análisis necesarios para su mejora continua. Esta introducción se realiza básicamente a través de la Modelización de los Procesos y las Reglas de Negocio, integradas ambas en el BPMS AuraPortal.