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28 enero 2013

Tecnología (Metodología y Herramienta) para acometer con éxito proyectos de Externalización

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Con una Suite BPM (software de Gestión por Procesos) y la metodología aquí propuesta puede acometerse todo tipo de proyectos de externalización con garantías, aprovechando todas sus ventajas y disminuyendo considerablemente sus riesgos.

No creo que valga la pena enumerar aquí las ventajas que proporciona la externalización de determinados trabajos. De todos es sobradamente conocida. Pero, si bien todos conocemos sus ventajas, también conocemos su Talón de Aquiles: la inseguridad que puede producir el hecho de depender de otra empresa.

Por esta razón, para acometerse proyectos de externalización con garantías deberíamos:

  • Seleccionar bien las empresas a subcontratar.
  • Disponer de una herramienta que permita organizar, gestionar y controlar la tercerización, haciéndola más segura, práctica y eficaz.

Este tipo de herramienta es sin duda el BPMS (Business Process Management Suite) que, al trasladar al subcontratado las reglas de organización interna de la empresa, minimiza los riesgos propios del outsourcing sin perder ninguna de sus ventajas.

La Externalización Segura y Eficaz

Trabajando con una Suite BPM podrán tercerizarse todo tipo de actividades específicas, e incluso procesos de negocio completos, así como cualquier fórmula de tercerización mixta que pueda interesar en cada momento, sin perder el control de estas actividades.

Gracias a la capacidad de los BPMS de que las Tareas de los Procesos pueden ser realizadas por Usuarios Externos, se puede mantener los mismos procesos que si realizáramos nosotros mismos las actividades subcontratadas, sustituyendo las tareas que tendrían que realizar los empleados por tareas a realizar por la empresa de externalización, quedando automatizados e integrados en los flujos de trabajo y de información de la entidad.

Además, la entidad podrá cambiar de subcontratista o retomar directamente la actividad en cualquier momento, sin que suponga un trauma para la empresa.

La gestión del outsourcing mediante BPMS puede abarcar todo el conjunto de trámites que se llevan a cabo para desarrollar una eficaz política de tercerización: Captación, Contratación, Administración y Medición de Resultados.

1. La Captación y Contratación

Podrá automatizarse todo el proceso de captación de subcontratistas: Búsquedas, Publicación de propuestas, Análisis de candidatos en función de los requisitos, Entrevistas, etc.

Igualmente se automatizará el proceso de contratación: solicitud, aprobaciones, preparación de contratos y firma. Cada persona implicada dispondrá de la documentación necesaria para realizar su cometido, según se hayan determinado sus funciones, y conocerá en todo momento el estado en el que se encuentra el proceso.

Con la metodología aquí propuesta, el contrato entre las dos empresas no se deberá limitar a determinar los términos de la relación, sino que se trasladarán a los subcontratistas:

  • Las reglas, estándares, condiciones, funciones, tiempos, costes, roles, etc. que deberán regir la administración de la función subcontratada.
  • Las normativas, tanto las internas como las externas y de obligado cumplimiento, incluyendo los procedimientos de Calidad, Seguridad dela Información (incluidos los ficheros de Datos Personales) y resto de normativas que pueden implicar riesgos técnicos, comerciales, logísticos, financieros e incluso de responsabilidad legal.

 2. Administración

Trabajando con BPMS, los procedimientos y normativas concertados en los términos del contrato se implantarán dentro de los procesos operativos de la entidad.

Al poner en marcha estos procesos, seguirán sus flujos establecidos, que involucrarán de forma activa a los diferentes responsables de realizar las actividades, sean empleados propios o empleados de las empresas de outsourcing, y que actuarán de forma manual (con Instrucciones en las Tareas que realizará el personal del subcontratista) o de forma automática mediante Tareas de Sistema que realizarán los trabajos sin intervención humana.

De esta forma, durante la vida del contrato podrá llegar a ejercerse unos controles similares a los que se ejercen sobre cualquier otro departamento o área de la empresa.

La efectividad y control harán que todas las acciones sean coordinadas, evitando solapaciones y vacíos, y optimizando los resultados. Se conocerán en todo momento todos los datos, acciones realizadas y resultados parciales de las tareas, así como el estado de realización en el que se encuentran.

Además, podrán someterse (como el resto de los departamentos y áreas de trabajo de la empresa) a un férreo control de riesgos, incluyendo procedimientos de revisión y verificación periódica, auditorías, registro de incidencias y controles preventivos y acciones correctivas.

3. Medición de Resultados 

El hecho de que toda la información haya sido manejada por la Suite BPMS permite análisis inmediatos de la marcha de cada ámbito subcontratado de forma automática y al día, controlando las desviaciones que se van produciendo en las funciones a realizar, costes y tiempos, conociendo en cada momento el margen de maniobra del que se dispone y permitiendo análisis de la ejecución de los procesos encaminados a evaluar y ajustar el sistema.

La medición de los resultados podrá establecerse, tanto desde el punto de vista de los costes como de otros factores de tipo cualitativo: tiempos, satisfacción, calidad, seguridad, etc. 

En general, incluir los subcontratistas en la Gestión del Conocimiento de la empresa potencia su control, integración y fidelización, y aúna los esfuerzos consiguiendo una efectividad sin precedentes.

Ejemplo Sencillo (pero efectivo)

Se trata de un ejemplo simple sobre el Control y Gestión de Subcontratistas de Obras en el marco de la prevención de riesgos laborales, y pertenece a la colección de soluciones ejemplares para el sector Inmobiliario y de la Construcción.

En este ejemplo, un Proceso llamado “Control Administrativo de Subcontratistas” controla toda la información y los documentos que deben ser presentados por la empresa subcontratada a la constructora (la que trabaja con BPMS) a lo largo de la vida de su relación contractual, en cumplimiento de la legislación vigente en España, sobre el personal y la maquinaria que interviene en la obra.

Para ello, en primer lugar la subcontratada firmará el Contrato y aportará los datos y la documentación de los Operarios y Maquinaria que llevará a la obra, y que deberán ser convenientemente revisados por la constructora hasta su completa satisfacción.

A lo largo de la relación contractual, el Proceso, automáticamente, enviará una tarea cada mes al subcontratista para que introduzca (de forma muy sencilla) las modificaciones habidas tanto en la Maquinaria como en los Operarios, así como los documentos obligados (Justificante de Pago de los Seguros Sociales, Seguridad Social, Adscripción al Plan de Seguridad, Maquinaria en Obra, etc.).

El propio sistema determinará automáticamente los documentos que deben ser aportados, en función del mes del que se trate, y creará las Instrucciones que debe seguir el subcontratista.

Estos datos y documentos serán revisados tanto por el área de administración como por el jefe de obra hasta su completa satisfacción, momento en el que recibirá el área financiera la autorización para realizar los pagos al subcontratista.

Todo este proceso se desarrolla de forma muy automatizada, lo que supone el mínimo trabajo/coste y la seguridad de que la empresa queda a cubierto del incumplimiento legal.