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07 abril 2015

New Millennia Group, caso de éxito iBPMS elegido por Gartner

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New Millennia Group es una empresa que da servicio a las empresas de contratación temporal (ETT). Un mercado que mueve cerca de 28 billones de libras al año en Reino Unido.

nmg logo

Su modelo de negocio se basa en proporcionar servicios administrativos, financieros y legales a agencias de contratación temporal de todo el país.

NMG lleva en activo desde el año 2000 y desde entonces han hecho frente a un gran número de cambios en las distintas regulaciones que deben cumplir. Entre ellas, las exigentes normativas gubernamentales, que conllevan cambios muy complejos de empresa a nivel fiscal, salarial, financiero, administrativo, laboral y legal.

La actividad de NMG se concentra en ciclos de siete días, el cual finaliza con el pago semanal al trabajador temporal. La criticidad es extrema, ya que cualquier mínimo retraso en el pago de las nóminas conlleva penalizaciones para la empresa de grandes cantidades de libras.

Soluciones de AuraPortal iBPMS para resolver la problemática de NMG:

  • Construcción de cualquier proceso sin necesidad de programación.
  • Alta seguridad: Manejo de grandes cantidades de información confidencial.
  • Implementación de un sistema de manejo de información a tiempo real.
  • Conexión móvil que permite el acceso e interacción de empleados de NMG, trabajadores temporales y empresas contratantes.

Esta gráfica muestra la evolución de NMG: antes de instaurar AuraPortal como software de gestión principal, su mayor problemática se centraba en: desorganización, demasiados programas de software y documentación en papel que ralentizaba los procesos durante el flujo de trabajo.

evolution new millenia group Gartner

Pigeon holes Gartner New Millenia

Gracias a la implementación de este iBPMS, todos los procesos quedaron comunicados y unificados. Desaparecieron los “Pigeon Holes” (casilleros clasificados que indicaban el estado de cada caso, según la posición donde se depositaba la documentación).

Se redujeron los  puestos de trabajo para  conseguir mayor productividad  gracias a la automatización de las actividades de la empresa. Y se obtuvo una mayor movilidad gracias al uso de dispositivos conectados a AuraPortal.

new millenia digitalizacion Gartner

 

A su vez, el caso de éxito resultó tan atractivo a los analistas de Gartner porque además de resolver todas las principales problemáticas de las empresas en cuanto a normativas con una implementación de cerca de 600 procesos que cubren casi cualquier posibilidad, cuenta con la integración de Internet de las cosas. Mediante dos sistemas que incluyen la interacción de máquinas conectadas a Internet que suben información a AuraPortal y automáticamente comienzan procesos.

  • Las identificaciones de los trabajadores temporales son escaneadas rápidamente con una máquina que recoge la información de las bandas del documento para que el sistema verifique si éstos cumplen o no con las normativas para trabajar en Reino Unido.
  • Máquina de detección facial para que los trabajadores temporales tengan acceso a instalaciones con las que interactúan durante su trabajo. La información para el reconocimiento se indica previamente para que el proceso creado con AuraPortal automatice el procedimiento.

Los resultados conseguidos por NMG tras la implementación de AuraPortal son impresionantes. Han incrementado su cuota de mercado, sus beneficios, reducido los costes drásticamente (un 75% de reducción de personal, 70% de reducción de gastos de consumo, 65% en gastos de servicios de soporte de software externo). Y también han reducido el tiempo de ejecución de procesos y han reducido enormemente el tiempo de implementación de procesos.