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11 julio 2012

Las Suites de Gestión por Procesos y la Gestión Documental

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Es difícil concebir una Gestión Documental y de Contenidos Digitales independiente de los Procesos de una entidad.

No se trata de que la Gestión Documental lleve un workflow. Es al contrario. La Suite de Gestión por Procesos (BPMS) debe incluir la total gestión de los documentos. Si el conjunto de los Procesos de una entidad conforma la actividad total de la entidad y BPMS gestiona, automatiza y controla estos procesos ¿cómo pueden dejarse fuera las actividades en las que intervienen sus documentos y contenidos web?

De igual forma que ocurre en la realidad empresarial, el manejo de los documentos forma parte de la actividad cotidiana y por tanto no puede estar desligado de ella. Al estar incluida la Gestión Documental en una Suite BPM los Procesos se encargarán de controlar las actividades que se realizan en una entidad y, por tanto, manejarán los documentos que intervienen en las actividades y se encargarán de su óptima gestión.

Cualquier soporte informativo se considera documentación: cartas, normativas, facturas, albaranes, formularios, tablas, hojas de cálculo, listas, planos, dibujos, imágenes, fotografías, animaciones, audio, video, direcciones URL o cualquier otra información como páginas web o bases de datos.

La Gestión Documental en los Procesos

Para ser realmente efectivo, un BPMS debe incluir un completo sistema para gestionar los Documentos y Contenidos digitales (Archivística, Aprobaciones, Versionado, Firma Digital, Suscripciones para avisos de cambios, Búsquedas por contenido, Discusiones, Vigilancia, Traza para Auditoría, Publicación de Contenidos, etc.).

Un BPMS de última generación como AuraPortal gestiona con gran eficacia toda la documentación corporativa por compleja que ésta sea: creación, modificación, almacenamiento, conversión, búsqueda, localización, lectura, impresión, interpretación, análisis, seguimiento, envío, enlace, gestión de eliminación y otras gestiones más complejas con todo tipo de documentos.

En general, el manejo de documentos se realiza en el contexto de una actividad que se está ejecutando, y por esta razón, al diseñar los procesos operativos de la entidad se incluirán las acciones a realizar con los documentos: Captura del Exterior, Creación, Aprobación, Información, Consulta, Eliminación, etc.

Por ejemplo, al diseñar en la Suite BPM una Tarea Personal (tarea a realizar por una persona) de un determinado proceso, en la que el jefe de un departamento debe aprobar una solicitud, el diseñador de la tarea integrará en la tarea todos los documentos (incluso Bibliotecas enteras) que pueda necesitar el jefe del departamento para realizar la tarea, o sea, para aprobar o denegar la solicitud. De esta manera, como las acciones de la entidad estarán soportadas por procesos BPM, en general, la mayoría de los documentos no deberán ser buscados, sino que estarán a disposición del ejecutor de la tarea para su consulta sin salir de la tarea. Así se optimiza el trabajo que la empresa realiza con los documentos.

Más interesante aun es la capacidad de BPMS de automatizar los trabajos mediante Tareas de Sistema (tareas que realiza el sistema de forma automática sin intervención humana). Por ejemplo, la creación de los documentos puede ser automatizada totalmente por BPMS, que rellenará una plantilla con los datos del Proceso. De esta manera, la mayoría de los documentos se crearán de forma automática, con el consiguiente ahorro de tiempo/coste, eliminación de posibilidad de de error y normalización de la documentación corporativa.

Automatización del Ciclo de Vida de los Documentos

De esta forma explicada, BPMS automatiza todo el ciclo de vida de los documentos: Captura y Creación, Almacenamiento, Flujo, Acceso y Eliminación.

Captura

Los documentos que provienen de Externos: clientes, proveedores, etc. que mantengan una relación digital con la entidad y por tanto participen en el flujo de los procesos BPM, habrán sido introducidos por los mismos Externos, desde un Mensaje de Inicio o una Tarea, y quedarán integrados en el sistema sin trabajo por parte de la entidad. Los soportados en papel pueden ser digitalizados e introducidos también.

Creación

La mayoría de los documentos que se generan internamente en la entidad, al crearse en el contexto de una determinada actividad (y que, por tanto, sus datos estarán incluidos en el proceso), serán creados de forma automática por el propio sistema (mediante sofisticadas plantillas y los datos propios del proceso) con el enorme ahorro de tiempos/costes que ello supone.

No se trata solo de crear documentos simples tipo formulario, sino de cualquier tipo de documento, por complejo que éste sea.

Almacenamiento

Los documentos y contenidos, Capturados o Creados, quedarán ubicados en los propios Procesos (expediente electrónico) y/o en las Bibliotecas, que podrán ser personalizadas y que se estructuran mediante una anidación a los niveles que se desee mediante un Árbol de Bibliotecas, contando además con todo tipo de metadatos y búsquedas avanzadas. Esta ubicación es automática, al responder a las Reglas estipuladas para esa clase de proceso.

Además, tanto los documentos a título individual como las bibliotecas pueden ser integrados con los elementos que gestiona un BPMS de última generación: Empleados, Cuentas (clientes, distribuidores, proveedores, subcontratistas, etc.), Proyectos, Áreas de la entidad o en todo tipo de elementos que se desee controlar.

Flujo, Acceso y Eliminación

Al diseñarse las tareas de un proceso en el que se considere que algunos ejecutores podrían estar interesados en realizar alguna acción con documentos (consultas, modificaciones, aprobaciones, eliminación, etc.) se habrán incluido estos documentos, o bibliotecas enteras, en estas tareas. De esta forma, el sistema se encarga de que las acciones se ajusten a las Reglas determinadas (que pueden incluir las excepciones y las posibilidades de adaptación a situaciones imprevistas que contempla el BPMS) asegurando su cumplimiento y su control.

De esta forma, por ejemplo, la mayoría de los documentos no deberán ser buscados, sino que estarán a disposición del ejecutor de una tarea para su consulta, modificación, aprobación o eliminación.

La Gestión de Contenidos Digitales

Respecto a las características especiales de los Contenidos, BPMS permite la automatización de Procesos de elaboración y revisión de contenidos digitales, publicación automática en portales corporativos y, en general, la optimización del uso del conocimiento corporativo.

El sistema optimiza todas las etapas del ciclo de vida de los contenidos: Creación y/o Captura, Almacenamiento, Seguridad, Flujo, Acceso, Publicación, Control de las Versiones, Recuperación, Distribución, Conservación, Caducidad y Destrucción de los contenidos. Además, estas acciones no se tratarán de forma independiente, sino que se realizarán en el contexto del resto de la actividad cotidiana de la entidad.

Herramientas de Análisis y Control

Otra ventaja de gestionar los documentos embebidos en BPMS es que se aprovechan sus potentes herramientas de Inteligencia de Negocio: Controles de Sistema, Cuadro de Mandos, etc., permitiendo la automatización de la observación, el control y el análisis de los hechos y los Documentos. No tendrá que buscarse la información. El sistema ofrecerá puntualmente a cada interesado sus documentos y  reportes personalizados.