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11 mayo 2015

La sencillez y efectividad de realizar los trabajos diarios con iBPMS

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La forma de trabajar con iBPMS no crea demasiados problemas de adaptación en los usuarios, sobre todo si se compara con trabajar con software tipo ERP o con las dificultades con las que nos podemos encontrar al intentar introducir una cultura BPM sin utilizar un iBPMS.

Por el contrario, la herramienta iBPMS es una gran ayuda, en todos los aspectos, para el cambio.

La operativa de los flujos de trabajo automatizados es extremadamente cómoda, mucho más de lo que resulta no utilizarla. El hecho de escribir todo en la pantalla del ordenador, lejos de significar una carga para los usuarios, es más bien un descanso.

La existencia de iBPMS no significa más, sino menos trabajo. La prueba es que cuando se empieza a utilizar este sistema y se descubre lo fácil que resulta y lo eficaz que es, uno ya no se plantea trabajar de otra manera. Por tanto, no es previsible que la implementación del sistema genere demasiado rechazo por parte de los empleados.

Así pues, la gran ayuda que van a tener las entidades para realizar el cambio proviene de la propia suite BPM, sobre todo si la suite BPM es amigable para los usuarios.

Básicamente, la forma de trabajar con iBPMS en el día a día es la siguiente:

  1. Una vez iniciado cada uno de los procesos de la entidad, el propio sistema va conduciendo la corriente a cada persona que debe ejecutar alguna acción, en función del Diagrama de Proceso.
  1. Cada una de estas personas, al recibir en su agenda personal la tarea, realiza su trabajo siguiendo las Instrucciones de la tarea, expone sus opiniones y termina la tarea.
  1. La propia tarea conduce y facilita el trabajo del ejecutor mediante formularios, que contienen todos los datos y documentos necesarios para que pueda realizar su trabajo sin salir de la tarea, aunque éstos estén en otras aplicaciones de la entidad, con las que quedarán integradas.

El ejecutor no tiene que buscar la información; la información viene a él.

  1. Además, como resultado de estos trabajos, el sistema registra las intervenciones de cada usuario, así como los datos y documentos creados, modificados y eliminados, y actualiza de forma automática las fichas de cada elemento de gestión determinado por la empresa: empleados, clientes, proveedores, proyectos, etc., así como la base de datos de la que se extrae (también de forma automática) la Monitorización e Inteligencia de la empresa.

Trabajar con un iBPMS como AuraPortal produce un empuje imparable para que los trabajos pendientes lleguen a su fin, “obligando” a cada usuario a realizar sus Tareas porque está pendiente del resto del Flujo.

Si como ocurre con AuraPortal, la interfaz de la mesa de trabajo y de cada tarea está diseñada pensando en el bienestar de los ejecutores, el trabajo será cómodo y sin problemas, y el rechazo inicial se transformará en satisfacción y eficacia.