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19 febrero 2014

La Importancia de las Reglas de Negocio en la Gestión por Procesos

La expresión de los Procesos y de las Reglas de Negocio está enfocada al mismo fin: determinar cómo debe funcionar una entidad.  

Hay muchas definiciones de las Reglas de Negocio. Incluso hay un Manifiesto publicado en más de 10 idiomas estableciendo las condiciones que deben cumplir. Pero desde la perspectiva que a nosotros interesa, que es su aplicación práctica en un sistema de Gestión Empresarial por Procesos (BPM), podemos aproximar la definición de las Reglas de Negocio como elementos individuales (atómicos) que permiten ser definidos, delimitados y expresados de forma inteligible y que en su conjunto componen el marco estructural, la política, la estrategia y la operativa de una empresa u organización.

Procesos y Reglas de Negocio ¿Quién hace qué?

Conceptualmente, todo Proceso en marcha es un conjunto de Reglas de Negocio que se están ejecutando, pues nada escapa al concepto general de Reglas de Negocio en el sentido más amplio. Incluso la manera en que se entrelazan las Reglas de Negocio puede estar determinada por otras Reglas de Negocio.

Si esto es así ¿Qué son los Procesos? ¿Para qué sirven?

Para responder a esto hay que recordar que las empresas son organismos prácticos y no escuelas de pensamiento filosófico. Necesitan sistemas que produzcan resultados palpables en la vida real, y sobre todo necesitan aprovechar inteligentemente los recursos disponibles de toda índole si quieren sobrevivir en un entorno de intensa competencia.

Con esto presente, es evidente que si hay un sistema que resulte intuitivo y que permita la representación gráfica de las actividades empresariales y sus flujos, es decir, un sistema cuyas interacciones sean visibles y no queden relegadas a una ‘caja negra’, será bien acogido.

Este sistema existe y es lo que se conoce como BPM, Business Process Management o Gestión por Procesos. En efecto, con sus etapas de Modelización, Ejecución y Monitorización, un BPM satisface la necesidad de control de las operaciones empresariales.

Pero una vez se ha construido un Modelo de un Proceso, o mejor, de una Clase de Procesos dentro del BPM, éste debe mantenerse, y aunque su modificación se puede realizar con gran facilidad, no está pensado para cambiar frecuentemente. Los procedimientos que lleva implícitos pueden ser complejos y su concepción está hecha para que sirva de estructura de funcionamiento lo más permanente e inalterable posible. Precisamente para eso se ha construido el Modelo: para aprovechar la misma estructura en un gran número de Procesos diferentes, pero con el mismo comportamiento.

Sin embargo, hay aspectos del funcionamiento de una empresa que por esencia son variables. Requieren frecuentes modificaciones para adaptarse a las necesidades, siempre cambiantes, creadas por el entorno económico.

ReglasN-ES

Por tanto ¿Cómo incluir estos aspectos variables en el Modelo estructural? 

Aquí entran con toda su significación las Reglas de Negocio. Dentro del Modelo de una Clase de Procesos hay que diferenciar dos partes, una considerada permanente y otra cambiante, y esta última es la que será gestionada por las Reglas de Negocio en su concepción restringida, es decir, una concepción no académica sino de tipo práctico para la empresa.

Por tanto, al diseñar las Clases de Procesos dentro del BPMS:

– Aquello que se considera estructural y que engloba los flujos de corriente que determina el workflow, se modeliza en el Diagrama de la Clase de Procesos.

– Mientras que todo lo que se conceptualiza como norma de funcionamiento que puede cambiar con frecuencia, se construye en formato de Reglas de Negocio.

Esta es la solución más potente, intuitiva, y sencilla de implementar.

A la hora de ejecutar un Proceso de una determinada Clase, el propio Motor del Proceso ejecutará el mismo siguiendo escrupulosamente los flujos prescritos en el Diagrama, e irá a consultar las Reglas de Negocio que estén relacionadas con dichos flujos en los momentos en los que el funcionamiento del Proceso esté regulado por dichas Reglas de Negocio.

Lo dicho puede resumirse en estos dos párrafos:

Aunque la expresión de los Procesos y de las Reglas de Negocio está enfocada al mismo fin: determinar cómo debe funcionar una entidad, las Reglas determinan cómo debe funcionar una entidad con un enfoque estático mientras que los Procesos lo hacer con un enfoque dinámico. Así pues, un BPMS y un BRE o Motor de Reglas de Negocio no son lo mismo, pero se complementan.

Lo que en una Clase de Proceso es permanente se soporta con su Modelo, representado por su Diagrama y sus Objetos. Lo que es cambiante se soporta con las Reglas de Negocio. El Proceso consulta las Reglas, cuando así lo dicta el Modelo, y aplica el resultado de las mismas