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01 abril 2015

La importancia de la Simulación en iBPMS

Este post también está disponible en: Inglés

La importancia de la Simulación de Ejecución de Procesos.

Bien sabido es por los responsables de los procesos y los directivos que la Simulación es una parte importante del Ciclo de Vida de los Procesos.

Es imprescindible para obtener un mayor rendimiento de una Gestión por Procesos (Business Process Management) que ésta permita realizar ‘simulaciones’ de la ejecución de los procesos, es decir, hacer trabajar los procesos de manera virtual en escenarios imaginarios en los que pueden darse circunstancias cuya influencia en la ejecución de dichos procesos se pretende conocer y cuantificar. Estas operaciones deben dar luz sobre posibles cuellos de botella, sobrecargas, desigualdad en el reparto de los trabajos, excesivos tiempos, etc.

Hay dos maneras complementarias, no excluyentes de simulación:

  • Simulación Estadística
  • Simulación Real

Viendo el esquema del Ciclo de Vida de los Procesos en AuraPortal, podemos ver cómo la Simulación Estadística puede formar parte de la etapa Modelización y la Simulación Real de la etapa Ejecución:

life cycle ibpms

Veamos los detalles de ambos tipos de Simulación.

1. SIMULACIÓN ESTADÍSTICA

La simulación estadística se basa en la introducción de datos de probabilidad a los sucesos considerados críticos en el proceso en estudio, por ejemplo, la duración estimada de una o varias tareas dentro del proceso, los recursos asociados a determinadas acciones, sus costes, etc. Con estos datos imaginarios se trata de predecir resultados del tipo ‘what if’ que permitan identificar los cuellos de botella, rendimientos, costes, cargas de trabajo y en general los KPI considerados esenciales.

La simulación estadística implica la aplicación de probabilidades no siempre fácilmente cuantificables, lo que obliga a la introducción de cálculos probabilísticos cuya fiabilidad no siempre es rigurosa, aunque se consideran válidas cuando no hay nada mejor a mano.

Asimismo, la simulación estadística permite obtener información en los entornos imaginados pero no sirve para detectar determinados fallos o ineficacias en los diseños de los propios procesos, por ejemplo, excesos en el consumo de tiempo en las ejecuciones de las tareas personales debidos a concepciones no óptimas de los formularios de trabajo, etc.

Las prácticas de simulaciones estadísticas demuestran que la fiabilidad de las conclusiones solo alcanza un primer nivel de estimación, pero en general es insuficiente para determinar las decisiones relativas a la idoneidad de los diseños de los procesos. Como consecuencia, las ‘simulaciones estadísticas’ fueron ampliadas en el caso de AuraPortal por las ‘simulaciones reales’ que esta herramienta ofrece, y que por definición son mucho más fiables pues no necesitan recurrir a estimaciones probabilísticas, sino que permiten observar realmente los KPI mediante ensayos reales, tantos como se estime necesario.

2. SIMULACIÓN REAL

AuraPortal ofrece, además de la Simulación Estadística, Simulación Real.

En contraste con la simulación estadística, la simulación real que ofrece AuraPortal está al alcance inmediato, no solo de los diseñadores de los procesos sino también de los directivos y los analistas de negocio pues pueden realizar simulaciones de manera fácil sobre procesos en marcha en entornos de trabajo real, evidenciando la ventaja comparativa de AuraPortal.

En efecto, una vez se detecta algún error o falta de rendimiento con la simulación real, puede ser inmediatamente corregido sin necesidad de realizar ninguna programación.

La potencia de la simulación real que ofrece AuraPortal se basa en dos características importantes. Por una parte, por la posibilidad de intercambiar los modos ‘Entorno Desarrollo’ y ‘Entorno Pruebas’ del diseño de los procesos cuantas veces se necesite. Por otra, por la enorme flexibilidad disponible en la modificación del diseño de los procesos.

Combinando ambas posibilidades se puede enfocar la simulación real de dos maneras:

Ejecución rápida

Este procedimiento consiste en utilizar los propios procesos reales en el Entorno de Pruebas que AuraPortal ofrece y hacerlos funcionar provisionalmente en ‘formato rápido’.

Ejecución en producción

En general, una vez ha finalizado el diseño de una Clase de Proceso, ésta pasa al modo ‘Entorno de Producción’ para que los usuarios puedan iniciar y ejecutar sus procesos con datos reales.

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Vídeo Modelización