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16 febrero 2015

La Gestión por Procesos y la Información que Genera

Este post también está disponible en: Inglés

Una de las funcionalidades más importantes que ofrece una suite BPM (software de Gestión por Procesos) es el tratamiento automatizado de la Observación, el Control y el Análisis en tiempo real de la actividad de la entidad, lo que permite una toma de decisiones rápida y bien informada.

Una suite de BPM de última generación gestiona la mayoría de las actividades de una entidad y por esta razón la información que maneja es superior a cualquier otra información que hasta ahora se haya podido manejar conjuntamente con los sistemas de gestión de empresa tradicionales basados en la Gestión por Funciones.

BPM

En el día a día, cada proceso que se ejecuta registra toda la información ocurrida a lo largo de su ejecución, tanto la que introducen los usuarios manualmente como la que se genera automáticamente por el sistema o interacción con las aplicaciones y dispositivos externos, ya provengan de artefactos que se utilizan en la empresa o bien capturados automáticamente de internet (llamado Internet de las Cosas o IoT por su siglas en inglés).

Esto permite un control exhaustivo de la información que se genera en la empresa, así como una uniformidad y cohesión de esta:

  1. Información Estructurada. Son todos los datos creados, modificados o eliminados, no solo de la suite BPM sino, también, de las aplicaciones con las que la empresa trabaja: ERP, legacy, etc. (y que habrán sido integradas en la suite) así como de la integración con otros sistemas y dispositivos de todo tipo (máquinas, sensores, etc.) que se utilizan en la empresa o capturados desde Internet.
  1. Información No Estructurada. Son los documentos de todo tipo que hayan sido creados, aportados por los externos (clientes, proveedores, etc.), archivados, consultados, firmados o eliminados. Así como los Contenidos digitales, Reglas de Negocio y, en general, cualquier tipo de archivo (Vídeos, Audios, Imágenes, etc.) o URL.

Hasta ahora la gestión de los documentos se ha realizado con independencia del resto de las actividades que realiza una entidad, pero con un poco de perspectiva se hace difícil concebir una Gestión Documental y de Contenidos digitales independiente de la Gestión de sus Procesos Operativos. El manejo de los documentos forma parte de la actividad cotidiana de una entidad, y por tanto no puede estar desligado de los Procesos que la gestionan.

gestor-documental

La Gestión Documental integrada dentro del Core BPM de AuraPortal está totalmente integrada en los procesos de la empresa, ofreciendo a las organizaciones uno de los más completos sistemas para gestionar los Documentos (electrónicos y físicos) y los Contenidos digitales. 

  1. Información Relacionada. Elementos de gestión (empleados, cuentas, proyectos, etc.) conectados con el resto de elementos, añadiendo muchas posibilidades para solucionar las necesidades de la mayoría de escenarios, a través de redes de relaciones a nivel 1:1, 1:N y N:N así como con los procesos y los documentos.
  1. Información de Reglas. Reglas de negocio, estrategias, procedimientos y normativas, tanto internas como de obligado cumplimiento, de comportamiento textual o mecánico.

ReglasN-EN

Cabe destacar el concepto innovador de las Reglas de Negocio que ofrece AuraPortal.
 

  1. Información sobre Actividades. Tanto de Tipo Técnico (todo tipo de análisis del acceso de los usuarios (empleados y externos) estadísticas de actividad y de acceso, errores, etc., estadísticas por hora, día, semana o mes de: páginas y opciones visitadas, documentos e imágenes descargadas, ancho de banda consumido, motores de búsqueda, frases y keywords utilizados, etc.; como de Tipo Operativo sobre e personas, grupos y roles que intervienen en la ejecución de los Procesos y de las tareas de Workflow Libre (procesos no estructurados) sobre los tiempos, consumos y costes previstos y realizados, con sus desviaciones, etc.
  1. Información de Control y Análisis. Control de Costes y Rentabilidad y acceso directo a Tiempos, Vistas, BAM (Business Activity Monitoring), Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), Indicadores KPI, Reportes, etc., por cada proceso y por los conjuntos de procesos que se quiera analizar, así como del total de la empresa.

La correcta implantación de una Suite BPM de última generación permite convertir esta gran cantidad de información que se genera en el software BPM en conocimiento disponible.

 

Pirámide

Con AuraPortal la actividad diaria se convierte de forma automática en información útil y relevante, y es distribuida de forma automática a las personas que la necesiten en el momento que la necesitan, a fin de que puedan tomar decisiones adecuadas y sobre todo bien fundamentadas.