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19 febrero 2015

La Gestión del Cambio en proyectos BPM

Este post también está disponible en: Inglés

Sabido es que una correcta implementación de una suite BPM mejorará toda la organización, sacará a la luz los puntos débiles y fortalecerá todas sus actividades, y también supone un cambio sustancial en la forma de gestionar e incluso entender la forma de trabajar en la empresa.

Tanto para las personas como para las organizaciones, cualquier cambio conlleva pasar de un funcionamiento habitual, conocido y experimentado (zona de confort), a otro nuevo que, como tal, puede ser percibido como un riesgo o amenaza (zona de inquietud) que de no tenerse en cuenta, e incluir medidas que lo palíen, puede dificultar considerablemente el éxito de cualquier proyecto .

El éxito de un proyecto de implementación de la Gestión por Procesos mediante una suite BPM, al afectar a toda la organización o una parte significativa de la misma, depende en gran medida de una adecuada Gestión del Cambio en la cultura organizacional orientada a las personas, procurando la alineación de pensamiento/acción que, a su vez, aporte coherencia y coordinación a las actuaciones enfocadas al logro de los resultados.

El cambio supone incertidumbre ya que no se conoce su resultado hasta que éste se consolida. Por tanto, este rechazo al cambio es general y afecta tanto a los responsables del cambio como a todos los que se ven involucrados en él.

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 Básicamente, la forma de paliar este miedo es que cada uno de los actores piense que él saldrá ganando.

El cambio solo podrá darse con la involucración de la gerencia y la participación de líderes que arrastren e ilusionen al personal. El personal se involucra cuando se le trata como sujeto activo y cuando se le da responsabilidades y se le hace sentir importante y valioso para la empresa.

El Rol de quien participa en el proyecto puede ser:

  • El rol de implementador y modificador de los procesos: básicamente, los Responsables del Cambio incluida la Gerencia, los Ejecutivos y Mandos Intermedios de los distintos departamentos por los que fluye el proceso y los Usuarios en su rol de ayuda a la definición de los procesos dando su opinión de cómo se están realizando los trabajos en este momento y de las mejoras que podrían aplicarse.
  • Y el rol de usuario que trabaja ejecutando tareas de proceso en el día a día.

Debe entenderse que parte del personal de la empresa asumirá los dos roles, ya que además de ser usuario del sistema puede participar en mayor o menor medida en la implementación.

A estas personas el cambio les afectará en sus dos roles, si bien, cuanto mayor sea su participación en la implementación, mayor será también su motivación y positividad para asumir el cambio como usuario.

Pero la gran ayuda que van a tener las entidades para realizar el cambio en proyectos BPM proviene de la propia plataforma.

Si la interfaz de la mesa de trabajo y de cada tarea está diseñada pensando en el bienestar de los ejecutores, el trabajo será cómodo y sin problemas, y el rechazo inicial se transformará en satisfacción y eficacia.

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Con AuraPortal la operativa de los flujos de trabajo automatizados es extremadamente cómoda, mucho más de lo que resulta no utilizarla. El hecho de escribir todo en la pantalla del ordenador, lejos de significar una carga para los usuarios, es más bien un descanso. La existencia de AuraPortal no significa más, sino menos trabajo. La prueba es que cuando se empieza a utilizar este sistema y se descubre lo fácil que resulta y lo eficaz que es, uno ya no se plantea trabajar de otra manera.

En efecto, una vez puesto en marcha un proceso:

  • El propio sistema va conduciendo la corriente a cada persona que debe ejecutar alguna acción, en función del Diagrama de Proceso, de las Reglas de Negocio que se aplican al proceso y de las anotaciones hechas por cada participante.
  • Cada una de estas personas, al recibir en su agenda personal las tareas, realiza su trabajo siguiendo las Instrucciones de la tarea, expone sus opiniones y termina la tarea.
  • Cada tarea contiene todos los datos y documentos necesarios para que el ejecutor pueda realizar su trabajo sin salir de la tarea, aunque estén en otras aplicaciones de la entidad, con las que habrán sido integradas. El ejecutor no tiene que buscar la información; la información viene a él.

Por tanto, es muy previsible que la utilización del nuevo software sea aceptada por parte de los usuarios del sistema que muy satisfactoriamente irán aprendiendo y adaptándose al uso de un software de procesos BPM (Business Process Management) innovador y de última generación como es AuraPortal.