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25 junio 2012

BPMS y la Gestión del Conocimiento

Este post también está disponible en: Inglés

La Gestión del Conocimiento es el resultado natural de la gestión de la empresa mediante una Suite BPM.

Una Suite BPM de última generación induce a desarrollar mecanismos de captación, estructuración y transmisión del conocimiento, aprovechando y utilizando el aprendizaje y la información de toda la organización (empleados y externos: clientes, proveedores, concesionarios…) y poniéndolo al servicio de quien lo necesita, y en el momento en que lo necesita.

En realidad, gracias a sus especiales características, la Gestión del Conocimiento es el resultado natural de la utilización de una Suite BPM de última generación.

1. Los Elementos Informativos

La Suite BPM necesita contar (o al menos estar integrada) con una estructura imbricada que enlace y conecte las gestiones de Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos, Servicios, Existencias, Inmovilizado, etc.), Proyectos y Áreas de la entidad.

Además, debe permitir la creación ágil de otras aplicaciones para soportar Gestiones Adicionales y que deben ser diseñadas por la propia entidad según sus necesidades, que permitirán ofrecer unas posibilidades de management hasta ahora desconocidas.

Cada uno de los elementos de estas familias, no solo guardará la información que le concierne, sino que, mediante enlaces, permitirá el acceso inmediato a la información que de alguna manera tenga relación con ellos.

2.  El Aprendizaje Organizativo

Un BPMS de última generación ofrece el entorno ideal para la colaboración y el aprendizaje organizativo entre el personal de los distintos departamentos de la empresa, equipos de trabajo, delegaciones y externos (clientes, proveedores, concesionarios, subcontratistas, etc.).

Dispondrá de todos los canales de Comunicación y Colaboración que ofrecen las últimas tecnologías: publicación en los Tablones de Anuncios de los distintos Portales, diversos tipos de Encuestas, Foros y Debates online en los que podrán participar todos los usuarios o grupos de usuarios, Agendas Compartidas, etc.

La comunicación continua permite a la empresa, de forma muy fácil, transmitir sus experiencias. Esto afectará de inmediato a la eficacia de sus acciones: consignas, estrategias, resultados, casos resueltos, características y acciones de la competencia, argumentario, etc., incrementando de inmediato el éxito de todo tipo de acciones.

3.  La Gestión por Procesos

Sin embargo, el sistema realmente efectivo es la sinergia que desencadena en BPMS la conjunción de las Reglas de Negocio con el workflow de Procesos y Tareas. Ya que todas las actividades que se desarrollan en la empresa pueden (y deben) estar soportadas en las tareas (tanto de los procesos como las de workflow libre), y son éstas las portadoras de todo el conocimiento de la entidad.

En BPMS se indica al sistema (mediante las Reglas de Negocio y la modelización de los Procesos BPM) cómo debe funcionar la entidad, para que, a partir de ahí, el propio sistema se encargue de fomentar y de asegurar su cumplimiento.

Reglas de Negocio

Las Reglas deben ser utilizadas, no solamente como un dispositivo complementario de los Procesos sino también como un repositorio de consulta en donde se almacenan los procedimientos operativos, normas de funcionamiento, manuales de uso, etc. que atañen al funcionamiento general de la entidad, y todo ello de manera centralizada y con los correspondientes permisos que limiten o faciliten el acceso a los distintos empleados según su función o rango.

Procesos BPM

La modelización de los Procesos permite la representación gráfica de los flujos de todas las actividades que se realizan en la entidad, así como la definición al máximo nivel de detalle.

  • Cada tarea a realizar por personas lleva las Instrucciones que guiarán su realización mediante todos los formatos disponibles, y Los Formularios Dinámicos llevarán toda la información, Estructurada y No Estructurada (datos y documentos) que deban ser utilizados.
  • Cada tarea de sistema ya incluye el conocimiento necesario para realizar de forma automática sin intervención humana todas las acciones susceptibles de ser automatizadas.

Este procedimiento de trabajo facilita que cada persona de la organización vaya volcando en el sistema la información que se va generando, guardándola de forma organizada en sus Elementos InformativosReglas de Negocio, Procesos y Bibliotecas, y accesible al personal en función de roles, cargos y niveles.

De esta forma, el conocimiento del personal y de los asesores externos queda plasmado en el sistema, y éste a su vez es aplicado de forma automática en todas las actividades y ámbitos de la empresa, independientemente del personal de que se disponga.