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20 mayo 2015

Herramientas y medios de integración BPMS

Este post también está disponible en: Inglés

El funcionamiento de una empresa queda definido por sus Actividades, siendo los Procesos la secuencia de Actividades que se realizan para conseguir un determinado fin. Siendo así que el alcance de un BPMS (que es el software empresarial para diseñar y ejecutar la automatización de los procesos) cubre todas las actividades de una empresa ¿dónde encajan el resto de aplicaciones que la empresa utiliza?

En primer lugar hay que entender que la forma de trabajar con BPMS es mucho más efectiva que la Gestión por Funciones que tradicionalmente se ha utilizado.

Siguiendo el flujo de los procesos, cada usuario recibe sus tareas asignadas en una Mesa de Trabajo que incorpora todos los elementos de gestión, organización y control de los trabajos que debe realizar. Además, hay muchas tareas que serán ejecutadas directamente por BPMS sin intervención humana.

Mientras se realizan estas tareas, toda esta información básica que se va generando queda automáticamente registrada y organizada según la estructuración que se haya determinado, para que las herramientas de Inteligencia de la suite BPM: BAM (Business Activity Monitoring), Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), KPI´s (Key Performance Indicators), etc., automaticen también la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos de la organización, lo que permite una toma de decisiones rápida y bien informada.

En segundo lugar hay que tener en cuenta que las empresas en funcionamiento ya disponen de unas aplicaciones informáticas (ERP, sistemas Legacy, Producción, BI, etc.) con las que están trabajando, y de las que, en su mayor parte, no pueden prescindir.

Así pues, la fórmula idónea es integrar estas aplicaciones en el BPMS para poder realizar la mayor cantidad de trabajos posibles desde la suite BPM, que es la que gestiona los trabajos.

No solo se integrarán aplicaciones en la suite BPM. La información (cualquier tipo de archivo de datos o documentos) es introducida en una suite BPM de forma Manual, por personas o bien Automática, por el sistema mediante transmisión directa de valores de resultados, mediciones y, en general, todo tipo de información, mediante dispositivos ya provenga de artefactos (máquinas, sensores, etc.) que se utilizan en la empresa o bien capturados automáticamente de Internet.

AuraPortal incluye eficientes herramientas para que sea fácil integrar aplicaciones y dispositivos de cualquier tecnología, aunque no sea web. Además, hay que destacar que en la mayoría de los casos AuraPortal permite la integración sin necesidad de programación, aunque en algunos casos sí será necesaria la programación.

Una vez integradas estas aplicaciones, al ejecutar los procesos con AuraPortal, las acciones a realizar se irán ejecutando de forma manual (mediante Tareas Personales) o automática (mediante Tareas de Sistema), incluidas las que correspondan a consultas y edición desde o hacia otras aplicaciones.

Un ejemplo de Consulta en una tarea de ejecución manual sería: En una Tarea en la que para tomar una decisión una persona debe consultar datos contables (que estarán contenidos en una aplicación financiera), los datos estarán allí mismo (en la tarea) sin necesidad de ir a buscarlos.

Un ejemplo de Consulta y Edición en una tarea de ejecución automática sería: Si un cliente reclama (desde su propia oficina) que se le ha cobrado de más, el propio sistema puede comprobar si es correcta su solicitud (con los datos del ERP) y, o bien le envía automáticamente una notificación con los detalles del porqué no tiene razón, o bien realizar, también automáticamente, las acciones de corrección sobre el ERP: asiento contable del abono, orden de pago al banco, etc. En este caso, el proceso completo se solucionaría en segundos y sin intervención humana, contando con los datos de las aplicaciones integradas.

Importación de Datos. AuraPortal incluye varias herramientas para importar datos de aplicaciones externas a través de conexión ODBC y OLDB. Estas importaciones pueden ser puntuales o periódicas, manuales o automáticas.
A continuación se muestra un esquema con las herramientas disponibles en AuraPortal para la integración con aplicaciones externas, seguido de una breve descripción de cada una:

integracion auraportal

Herramientas y medios de integración

Servicios Web. AuraPortal es 100% SOA (Service Oriented Architecture), y todos los datos pueden ser obtenidos y/o transmitidos desde y hacia aplicaciones externas a través de Servicios Web. Esto es muy importante porque permite la integración con cualquier aplicación moderna con el estándar “de facto” de hoy en día, los Servicios Web.

En relación con los Servicios Web, en AuraPortal cabe destacar los siguientes aspectos:

  • Servicios Web de sistema. Incluidos con la instalación de AuraPortal, proporcionan acceso a todos los datos, tanto para obtener como para insertar o modificar.
  • Servicios Web personalizados. Cuando se desea iniciar Procesos BPM o introducir información en Procesos ya existentes, a través de Servicios Web, estos se pueden crear automáticamente sin necesidad de programación. Basta con indicar dos valores y pulsar un botón.
  • Tarea de Sistema INVOCADOR (Invoca Servicios Web Externos). Tarea de Sistema diseñada para que desde los Procesos BPM se puedan invocar Servicios Web de aplicaciones externas para obtener o transmitir datos.
  • Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado). Esta Tarea de Sistema permite la ejecución automática de Scripts y código de Programación de cualquier naturaleza a través del funcionamiento de los Procesos BPM.

Adapters Server. Herramienta incluida en AuraPortal que permite consultar y/o modificar datos alojados en Bases de Datos externas (ERP, CRM, etc.) desde los Procesos de AuraPortal, tanto para ser visibles por los usuarios desde formularios, o bien interactuar automáticamente para la toma de decisiones de Compuertas, ejecución de Reglas de Negocio, cálculos, etc.

Su configuración es muy sencilla, guiada con asistentes automáticos, y permiten la integración con cualquier base de datos aunque no disponga de Servicios Web u otros métodos de conexión estándares. Adapter Server hace de intermediario, se conecta a la base de datos externa a través de ODBC y con AuraPortal a través de Servicios Web.

 

Esquema funcionamiento Adapter server

Esquema funcionamiento Adapter server