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Your BPM & Workflow software in the Cloud with #AuraPortalCloud
28 enero 2011

“Hemos incorporado una cultura centrada en procesos desde que decidimos implantar AuraPortal BPMS”

Este post también está disponible en: Inglés

Compañía: ArcelorMittal Brazil Foundation, una fundación privada de ArcelorMittal Brasil

Dirección: Belo Horizonte, Brasil

Web: www.arcelormittal.com

Productos y Servicios: Programas de Cultura, Salud, Educación y Fomento Social.

Mercado Objetivo: Las comunidades donde se encuentran unidades industriales.

Aplicaciones Utilizadas: AuraPortal BPMS, RSA (Core Synesis-CSY), Indicators Panel

Extracto:

  • En el Mundo, ArcelorMittal es la mayor compañía siderúrgica mundial, con una plantilla de más de 310.000 empleados en más de 60 países. Ha liderado la consolidación del sector siderúrgico internacional, y es considerada hoy como el único productor de acero realmente global.
  • En Brasil, es la mayor compañía de acero de América Latina, agrupando 28 Unidades Industriales para la producción y / o la transformación de acero en Brasil, Argentina y Costa Rica.

1. Introducción

En la Fundación AcelorMittal en Brasil, el 100% de sus propuestas de Proyectos ahora puede someterse y evaluarse a través de formularios electrónicos. Esto representa una reducción de 30% en el tiempo de evaluar cada propuesta, como resultado del uso de AuraPortal ajustadamente integrado en un ambiente de SOA con RSA (CSY), que la Fundación ArcelorMittal ha definido como el sistema `CTRL Cultura´.


2. Problemática

La Fundación ArcelorMittal siempre ha tenido una gran experiencia en Gestión de Proyectos culturales, pero empezaba a no poder gestionar el creciente volumen de propuestas de proyectos enviadas por sus agentes culturales. Junto con el volumen de transacciones llegó su correspondiente gran cantidad de documentación legal y controles necesarios para cada paso en un proceso de evaluación de proyectos culturales.

Durante un período desde 2004 hasta 2007, la fundación invirtió aproximadamente 30 millones de dólares en iniciativas culturales (patrocinios, eventos, becas, etc.). Los sistemas utilizados anteriormente no estaban integrados y requerían el uso de papel, combinado con la labor manual. En efecto, el proceso de registrar Proyectos se realizaba por agentes culturales en formularios impresos y luego se introducía en una base de datos. Toda la monitorización de proyectos culturales se hacía manualmente, buscando información en distintos sistemas y recursos.

La empresa se dio cuenta de que la calidad de los proyectos aceptados podría aumentarse si la empresa pudiese seleccionar las mejores propuestas de proyectos culturales de una manera más rápida y ágil mediante la estandarización y automatización de sus procesos. La empresa preveía que seguiría aumentando el número de propuestas de proyectos y sabía que necesitaba optimizar sus procesos para contestar a las solicitudes de modo oportuno. Otros desafíos identificados:

  1. Necesidad de una plataforma colaborativa orientada a los procesos para gestionar proyectos de la Fundación.
  2. Promocionar la interacción de agentes de proyectos mediante una plataforma común, y por lo tanto aumentando la flexibilidad en los procedimientos necesarios para ejecutar un proyecto cultural.
  3. Proporcionar una plataforma 100% web.
  4. Permitir la orquestación de todas las actividades de la fundación de una forma de gestión transparente y dinámica.
  5. Reducir el tiempo de tratamiento de los proyectos.

“Durante mucho tiempo estábamos buscando a una solución que pudiese darnos el control de todos los procesos automatizados para mejorarlos y crear nuevos de una manera fácil. En este sentido, estoy impresionado con las funcionalidades que ofrece la plataforma de AuraPortal integrada con el sistema RSA-CSY y puedo decir que la hemos encontrado”.

Marcelo Santos Director de Arte y Cultura.

3. La Solución

En 2007, los directivos de la Fundación ArcelorMittal decidieron rediseñar su organización a base a su Política de Inversión Cultural (Cultural Investment Policy) con el fin de ampliar el acceso a artículos y servicios, formando y habilitando a líderes y artistas para las comunidades servidas. Fue establecido por el Comité de Cultura, compuesto por representantes de varias áreas de la empresa, y por el departamento de Arte y Cultura de la fundación.

Después de la consolidación de la Política de Inversión Cultural y la implementación de la Comité Cultural, la Fundación ArcelorMittal propuso la creación de un sistema de gestión cultural, llamado `Ctrl-Cultura´, compuesto por la plataforma de BPMS de AuraPortal y el Sistema RSA, una solución empresarial de Core Synesis. 2007, los directivos de la Fundación ArcelorMittal decidieron rediseñar su organización a base a su Política de Inversión Cultural (Cultural Investment Policy) con el fin de ampliar el acceso a artículos y servicios, formando y habilitando a líderes y artistas para las comunidades servidas. Fue establecido por el Comité de Cultura, compuesto por representantes de varias áreas de la empresa, y por el departamento de Arte y Cultura de la fundación.

Este sistema combinado permitió que la fundación diseñara y automatizara más de 17 procesos que controlan todos los programas de gestión cultural, lo cual resolvió muchos problemas: Patrocinio a través de incentivos de impuestos, desarrollo de eventos artísticos que estimulan el soporte de nuevos valores, desarrollo de programas en las diferentes áreas culturales, además de expresión de muchas de sus políticas culturales y sus estrategias, mediante el Motor de Reglas de Negocio ofrecido por el sistema. Para esto fueron creados los workflows (flujos de trabajo) necesarios para integrar sus empleados y sus proyectos (Comités Culturales, Aéreas de Marketing y Comunicación, Relaciones con Instituciones, etc.), utilizando la Intranet del BPMS de AuraPortal, donde todo tipo de información puede ser compartida, incluso: Agendas, Documentos, Tareas, Foros, Informes, Monitorización de Actividad, etc.

La implementación del BPMS de AuraPortal en la Fundación ArcelorMittal ha sido llevada a cabo por la Consultora Core Synesis (Partner de AuraPortal en Brasil). Su enfoque propuesto ha sido orientado a SOA y Procesos, con Reglas de Negocio, Tratamiento Documental y una comunicación y colaboración apoyadas sobre la Intranet. Como parte de los requisitos de la Fundación ArcelorMittal, el proyecto abarcó el ciclo de vida entero de un proyecto cultural, desde la iniciación de la solicitud, mediante la gestión de una propuesta hasta la conclusión y evaluación de los resultados y el impacto de cada proyecto cultural en la Fundación.

El enfoque a SOA se ha adaptado para realizar la integración necesaria entre el sistema RSA-CSY y la plataforma de AuraPortal en ambas direcciones. El Partner de AuraPortal, Core Sinesis, ha diseñado un componente de Servicios Web específico mediante el protocolo SOAP para proporcionar distintos métodos de invocar procedimientos directamente dentro de los procesos modelados en el BPMS de AuraPortal. Como resultado, no ha habido ninguna integración punto a punto y los Servicios Web pueden reutilizarse en todos los procesos configurados en la plataforma de AuraPortal. Al mismo tiempo, se han proporcionado unos Servicios Web adicionales listos para utilizarse para automatizar algunas transacciones necesarias. El hecho de que un Mensaje de Inicio de Proceso pudiera transferirse en una solicitud de Servicio Web sin necesidad de desarrollar código era un punto de más en ganar tiempo en entregar la solución.

“Al implementar el BPMS de AuraPortal, estamos ahora en condiciones de saber qué Proyectos encajan mejor con nuestros requisitos para financiarlo, obteniendo muy buenos resultados después de realizar el proyecto. Los agentes culturales pueden iniciar una Propuesta de Proyecto Cultural a través de formularios electrónicos en nuestro sistema `Ctrl-Cultura´, soportada por el BPMS de AuraPortal y el sistema RSA-CSY que puede ser coordinado por el proceso de un modo dirigido.”

“Hemos incorporado una cultura centrada en procesos desde que decidimos implantar nuestras soluciones utilizando la plataforma AuraPortal BPMS

Marcelo Santos Director de Arte y Cultura.


4. Resultados reales

La integración de toda la información relacionada con Proyectos culturales, que puede ser tratada con rapidez y compartida por los distintos profesionales involucrados en diferentes proyectos.

Facilidad operativa en procesar solicitudes de patrocinio, análisis, selección, monitorización y la evaluación de los resultados de proyectos, permitiendo una gestión más capacitada y eficaz.

Un 30% de reducción en el tiempo de ejecución de todas las actividades relacionadas con el análisis de proyectos y un 100% en las propuestas creadas en formularios electrónicos, evaluadas y respondidas a tiempo.

Un crecimiento en el número de propuestas analizadas sin necesidad de aumentar el número de empleados.

Incorporación de una cultura centrada en procesos en el trabajo diario en la Fundación.

Creación de Indicadores de Ejecución Clave desde la automatización de procesos relacionados con las solicitudes de patrocinios, los análisis, la selección, la monitorización y la evaluación de los resultados del proyecto, dando una gestión más capacitada debido a la potencia de evaluar proyectos en una forma cualitativa y cuantitativa, y todo integrado en una plataforma común compuesta de las soluciones de AuraPortal y su Partner Core Synesis, que la Fundación ha llamado `Ctrl Cultura´.

Integración completa de toda aplicación involucrada en el proceso con automatización de las tareas ejecutadas por varios sistemas y distintas personas, ambos orquestados por el motor BPMS de AuraPortal.

Diferentes recursos capaces de interactuar sobre la misma plataforma, que incluye agentes internos de la Fundación y constituyentes externos, mediante vías como el uso de correo electrónico para interactuar en los procesos, la web pública y la plataforma de interacción común proporcionada por AuraPortal y el sistema integrado RSA-CSY.

`Ctrl-Cultura´ ofrece una accesibilidad en tiempo real de toda la información para cualquier miembro del equipo involucrado en la gestión del proyecto, que trae una atención más rápida a cualquier problema que pueda ocurrir.

Core Synesis ha adaptado el BPMS de AuraPortal de manera que interactúe con las distintas aplicaciones de la Fundación ArcelorMittal, obteniendo una único Sistema de Información Empresarial para manipular Proyectos, todo orquestado por el BPMS de AuraPortal (sus Tareas de Sistema – automáticas – se encargan de comunicar con los demás Programas) mediante los Servicios Web que se pueden invocar en tiempo real para toda la información (del BPMS de AuraPortal).

Proyectos culturales entregados a tiempo por la Fundación ArcelorMittal en Brasil con el sistema `Ctrl Cultura´ propulsados por la plataforma de BPMS de AuraPortal y el sistema RSA-CSY.

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