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28 mayo 2014

Gestionar la Empresa de forma muy Eficiente

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Vivimos en un momento difícil en el que la velocidad para adaptarse a los cambios en una empresa es elevada y vital para su supervivencia. Sin embargo, la situación no es propicia para embarcarse en grandes inversiones ni atarse a compromisos de pago.

¿Cómo podemos resolver esta situación? ¿Es suficiente ingenio, trabajo y suerte?

A lo mejor, sí. Pero por si acaso no es suficiente, os propongo una forma de gestionar la empresa que seguramente os puede ayudar mucho, basada en la conjunción y sinergia de tres tecnologías que van a marcar el futuro: un nuevo modelo de gestión (BPM), una herramienta (BPMS) y una nueva forma de utilizar la informática (Cloud BPM).

Nuevo Modelo de Gestión empresarial: La Gestión por Procesos 

Diagramación3

El funcionamiento de cualquier organización queda definido por sus Actividades, siendo los Procesos la secuencia de Actividades que se realizan para conseguir un determinado fin.

Sin embargo, hasta ahora, las empresas han basado su gestión en optimizar las acciones o funciones que se realizan sin tener en cuenta la coordinación de estas actividades. La Gestión por Procesos está basada en la optimización, no de las acciones o funciones, sino la optimización y Mejora Continua de los procesos.

El modelo de Gestión por Procesos permite la optimización del funcionamiento de las empresas y organizaciones de toda índole, descomponiendo su actividad global en un conjunto de ‘Procesos’ de funcionamiento relativamente independiente, aunque conectados con las demás, que pueden ser analizados con detalle tanto en lo concerniente a los sistemas como a las personas que intervienen para optimizar tiempos, oportunidades y costes, sin perder la capacidad de adaptación constante y rápida a los cambios y conservando la coexistencia de métodos seguros con la necesaria flexibilidad de los procesos para facilitar la intervención activa y fundamental de las personas.

Hoy día ya nadie duda de las ventajas de gestionar por procesos, y es la piedra angular tanto de las normas ISO como del Modelo EFQM de Excelencia.

Pero tiene un problema

Pasar de un enfoque de gestión por funciones a un enfoque de gestión por procesos de negocio supone una reestructuración importante y compleja en la forma de gestionar la empresa, y que, además, atañe a todas sus áreas.

El hecho de tener que romper con estructuras fuertemente jerarquizadas, la resistencia al cambio, la concienciación de los empleados de todos los niveles de la organización ante una nueva forma de trabajar y un largo etcétera pueden echar por tierra fácilmente un proyecto de implantación BPM, mientras que la dificultad de control, la tendencia natural al acomodamiento o la falta de comunicación de los cambios serán problemas comunes durante la vida del modelo que mermarán su efectividad en gran medida.

La experiencia confirma que no es nada fácil el cambio a BPM pero, además (y sobre todo), su implantación no asegura su cumplimiento.

Una Herramienta de Gestión: Las suites BPM 

La implantación de BPM (Business Process Management) no será eficaz sin una herramienta que se encargue de asegurar que todas las actividades de los distintos departamentos y secciones de la entidad se realicen bien, a su tiempo y por las personas adecuadas.

Y es que, en la práctica, no es lo mismo decir a los empleados de una entidad “Cuando pase esto, se debe hacer esto otro” o bien ”hay que medir, controlar y analizar tales elementos”, que disponer de una herramienta BPM que se encargue de “obligar” a cada uno a hacer su trabajo bien y además que ésta suite BPM realice las mediciones, el control y el análisis de forma automática mediante sus herramientas de Inteligencia de Negocio.

BPMS es el software que soporta BPM. Tiene un enfoque eminentemente práctico, ya que en su implantación lo que se hace es introducir en el sistema los planteamientos teóricos de la Gestión por Procesos para que el propio sistema se encargue de optimizarlos, automatizarlos (en la medida de lo posible), controlar su cumplimiento y proporcionar los análisis necesarios para su mejora continua.

Según la práctica totalidad de analistas, la aparición del BPMS representa quizás la más importante revolución del software empresarial.

BPMS Ciclo

Pero también tiene un problema

La implantación de un BPMS exige un importante trabajo por parte de especialistas, principalmente consultores externos y personal de sistemas, así como una importante inversión en el software BPM y en hardware, lo que se traduce en un alto coste. Y la situación actual no invita a asumir demasiados riesgos.

Una Nueva forma de utilizar la Informática: Cloud Computing

Los Sistemas BPM en Cloud permite a las entidades de cualquier tamaño (incluso las pequeñas) disponer del software de gestión BPM más potente del mercado y del hardware más seguro sin invertir nada, pagando por su uso o por solo una pequeña cuota mensual sin compromiso de continuidad y con la mínima estructura tecnológica. El único equipo que necesitan los usuarios de Cloud BPM es un terminal, como por ejemplo, una Estación de Trabajo, un PC o un Dispositivo Móvil como una Tablet o un Smartphone con conexión a Internet. ¡Nada más!

Ventajas de gestionar por Procesos BPM mediante Cloud 

Ventajas Técnicas

Con Cloud BPM se eliminan de una vez todos los inconvenientes relacionados con la posesión y utilización de una instalación propia, incluyendo servidores, cortafuegos, switches, recintos protegidos, suministro eléctrico ininterrumpido, conexiones a Internet rápidas y seguras, etc. además del servicio de mantenimiento permanente de todo ello. Además, se elimina también la instalación, mantenimiento y cambios de versión del software BPM.

Y naturalmente, se elimina también la necesidad de personal técnico encargado.

Ventajas de Gestión

Cloud BPM proporciona la suite BPM y la metodología de implantación de gestión por procesos, pudiendo descargar en los especialistas del proveedor de software la modelización de los procesos, creación de informes, etc.

El ciclo de vida de los procesos está enfocado a la Mejora Continua, por lo que esta crucial ventaja no solo se aplica a la puesta en marcha de los procesos, sino (y sobre todo) a todas las modificaciones que sufra el proceso durante su vida útil. En un mercado en donde la agilidad y capacidad de reacción es para la empresa sinónimo de supervivencia, los cambios podrán ser continuos e instantáneos.

Ventajas Financieras

Con Cloud BPM  el usuario no ha de invertir dinero en compra, soporte o mantenimiento. Solo pagará una económica cuota por el uso del SaaS y del IaaS con todas las garantías. Además, puede discontinuar el servicio en cualquier momento sin tener que abonar ninguna compensación. Sólo habrá pagado las correspondientes cuotas mientras usó la aplicación.

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