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roles ibpms
05 junio 2015

Funciones y Roles en una Empresa que trabaja con iBPMS

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Para llevar a cabo un proyecto de implementación de la Gestión por Procesos (BPM Business Process Management) en una organización, hay que tener en cuenta a todos los actores que van a intervenir, tanto en la implementación como en el trabajo diario.

En el caso de AuraPortal Helium iBPMS, involucra a la organización de forma lógica en base a las funciones y roles de la misma, tal y como se observa en la siguiente tabla.funciones y roles

1- La primera fase requiere de una estructura tecnológica que soportará la implantación de AuraPortal. Normalmente esta labor la ejerce el personal de IT o bien es subcontratado, como puede ser el caso de los servicios Cloud.

Una vez la instalación de AuraPortal se ha llevado a cabo, es hora de crear los procesos que automatizarán las actividades de la empresa.

2- En la segunda fase se crean los Modelos de los procesos. Modelizar una Clase de Proceso es determinar, hasta el mínimo detalle, cómo debe actuar al ser ejecutado. Esto, grosso modo, supone, además de realizar un Análisis previo del proceso alineado con el plan estratégico y los objetivos de la empresa:

  • Construir el Diagrama de Flujo del modelo de proceso.
  • Asignar Atributos a todos los objetos del diagrama: cronometrías, campos y documentos que se utilizan, reglas de negocio que se aplican, personas que intervienen, instrucciones, etc.
  • Realizar Simulaciones (Estadísticas y/o Reales) para comprobar su comportamiento.

En esta segunda fase son los responsables de negocio los encargados de establecer las reglas, procesos, documentos, etc., que compondrán la organización de la empresa. El personal de IT se encargará de determinar los aspectos técnicos como una integración con aplicaciones externas, optimización de rendimientos, etc., la mayoría de ellos también sin programación).

3- En la tercera fase ya se puede trabajar con AuraPortal en producción, ejecutando los procesos y atendiendo sus tareas. Aquí participan todos los empleados de la empresa que intervienen en el día a día de los procesos, además de externos como clientes, proveedores, asociados, etc. Gracias a la monitorización de los procesos, el sistema permite a los responsables de negocio optimizar todos los procesos para que alcancen mayores cotas de eficiencia.

4- En la cuarta fase es donde se observan, controlan y analizan los resultados de la Ejecución, y se encarga de registrar y mostrar a los responsables de los Procesos y a la gerencia de la empresa las situaciones reales (tiempos, retrasos o adelantos, desvíos respecto a patrones, costes, etc.) de todos los Procesos mientras éstos se ejecutan, sin esperar a auditorías posteriores.

Con AuraPortal, las actividades realizadas en el día a día (procesos) van proporcionando en tiempo real la información que utilizan sus herramientas de Inteligencia: Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), BAM (Business Activity Monitoring), KPI´s (Key Performance Indicators), etc. que, al estar incluidas en la propia suite, permiten también la automatización de la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos.

Además, estos decisores también participan en los procesos orientando a los responsables de negocio en su labor de optimizar los procesos de la empresa.

Un aspecto a destacar es el acceso de los usuarios a AuraPortal. Gracias a su tecnología 100% Web, los usuarios del sistema acceden a través de un navegador de Internet en cualquiera de las cuatro fases mencionadas y utilizando dispositivos de última generación como SmartPhones, Ultrabooks, Tablets, etc.