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AuraPortal Your BPM & Workflow software

Your BPM & Workflow software in the Cloud with #AuraPortalCloud
28 febrero 2011

Caso de éxito PEMEX. En 2005 adquirió el producto AuraPortal para automatizar los procesos estratégicos de sus divisiones.

Este post también está disponible en: Inglés

 

 

Compañía: PEMEX (Petróleos Mexicanos)

Dirección: México D.F., México

Web: www.pemex.com

Productos y Servicios: Explotación, Producción y Refinación de Petróleos, Gas y Productos Petroquímicos básicos.

Mercado Objetivo: Opera en todo el mundo.

Aplicaciones Utilizadas: BPMS AuraPortal

1. Introducción

En 2005 PEMEX adquirió el producto AuraPortal para automatizar los procesos estratégicos de su división de Explotación y Producción. De nuevo, en 2007 PEMEX decidió instalar también AuraPortal para sus Procesos Administrativos Corporativos. PEMEX lleva ya varios años utilizando la Suite BPM de AuraPortal a gran escala y con total satisfacción.

2. La Problemática

Aunque AuraPortal está presente en otras divisiones de Pemex, este Caso de Éxito hace referencia a la implantación realizada en su División PEMEX Exploración y Producción.

PEMEX Exploración y Producción ocupa, a nivel mundial, el tercer lugar en términos de producción de crudo, el primero en producción de hidrocarburos costa fuera, el noveno en reservas de crudo y el decimosegundo en ingresos.

Hasta 2005, después de 10 años utilizando un sistema llamado SEASPA, la mayoría de los procedimientos se hacían de forma manual, no automática. Necesitaban pues de un sistema de BPM para automatizar procesos tales como: Solicitudes de Trabajo, Administración de Cambios de Tecnología, Administración de Cambios Menores, Automatización del Proceso de Diseño, Seguimiento y Control de Mantenimiento Vehicular e Integridad Mecánica, englobados todos ellos dentro de SEASPA, sistema de protección ambiental.

Los principales retos a los que se enfrentaban eran:

  • En SEASPA los procesos ser realizaban de forma manual.
  • Se generaba mucha documentación en papel.
  • Se utilizaba en mayor medida las hojas de cálculo Excel.
  • Se requería integración con otros 3 Sistemas Institucionales y la Maqueta Electrónica.
  • El grado de complejidad era Alto en 4 procesos, Medio en 1, y Bajo en 2.
  • Era necesario que los procesos fueran flexibles una vez implantados.

3. La Solución

Habiendo decidido que su solución pasaba por la automatización de sus procesos de negocio, PEMEX Exploración y Producción realizó una evaluación de suites BPMentre las marcas más prestigiosas del mercado, primando los siguientes parámetros de evaluación:

  • Tiempos breves de implantación.
  • Integración automática de bibliotecas y documentos.
  • Fácil integración con otras aplicaciones mediante Web Services y Adapter Server.
  • Reorientación la dependencia de IT en el mantenimiento de la estructura donde se soportan los procesos y no en la modelización de los mismos.

Las características que marcaron su decisión por la suite de AuraPortal fueron:

  • Tiempo corto de implementación.
  • Esquema de licenciamiento adecuado a sus necesidades.
  • Mantenimiento rápido.
  • Poca programación en su implementación.
  • Rápido retorno de inversión.
  • Apoyo en las auditorias.
  • Integración automática de bibliotecas electrónicas de documentos.
  • Apoyo en la toma de decisiones.
  • Saber cuál es el estado de su negocio en tiempo real.
  • Integración con otras aplicaciones.
  • Ayuda a mantener las maquetas electrónicas actualizadas.
  • Ayuda a mantener la disciplina operativa.

Gracias a que AuraPortal BPMS lleva ya resueltas muchas operativas empresariales y, sobre todo, a que no precisa programación para la creación de los procesos, los tiempos de implantación se redujeron considerablemente. Por ejemplo, el proceso de “Automatización del Proceso de Diseño” en el que intervienen 150 usuarios y que conlleva un alto grado de complejidad, se puso en marcha en tan solo 3 meses, incluida la integración con otros sistemas institucionales mediante Web Services y el Adapter Server de AuraPortal.

Otro aspecto importante de la solución fue la característica de AuraPortal de contener la Gestión Documental Corporativa, que consigue la práctica automatización de los cuatro pilares en los que se asienta la Gestión Documental: la Captura, la Creación, el Flujo y el Acceso a los documentos. En concreto, la creación automática de todo tipo de Documentos(simples o complejos) puede realizarse desde las Tareas de los procesos mediante Documentos Base que permiten preparar plantillas complejas para la creación de Documentos Automáticos junto con los datos variables de cada Proceso.

“Con AuraPortal ejecutamos simultáneamente miles de procedimientos, miles de  procesos y miles de documentos, todos integrados. Además es un software abierto para los cambios instantáneos de los procedimientos, formatos, informes, etc, independientemente del tipo de empresa”.
Ing. Sergio Morales. Responsable del Diseño e Instalación en la División de Exploración y Producción.

4. Resultados Reales

Dejando aparte la sencillez y el ahorro de tiempos y costes de la propia implantación, trabajar con AuraPortal BPMS ha supuesto para PEMEX Exploración y Producción importantes ventajas, tanto productivas como financieras, siendo los resultados inmediatos.

La ejecución de miles de procesos ya no supone un problema. Cada usuario recibe sus tareas asignadas en su propia agenda de AuraPortal, potente e intuitiva mesa de trabajo que incorpora todos los elementos de gestión, organización y control de los trabajos que debe realizar: Rangos, Prioridades, Vencimientos, múltiples Búsquedas, Plannings por distintos criterios, Visores, Ordenaciones, Alertas, etc.

La eliminación del papeleo fue radical. En el día a día, los flujos de trabajo (tareas) se encargan de controlar las actividades que se realizan y, por tanto, son los portadores naturales de la información necesaria para su óptima realización. Como al diseñar las Tareas ya se tienen en cuenta los documentos que deben ser consultados, los documentos no deben ser buscados, sino que ya están a disposición del ejecutor de la tarea. De la misma forma, la mayoría de los documentos se crean de forma automática mediante la utilidad de Documentos Base, que rellena una plantilla con los datos del Proceso. Este sistema supone ahorro extraordinario del tiempo dedicado a la creación de los documentos, además de una segura normalización y una disminución drástica de las posibilidades de error.

El conocimiento sobre el estado del negocio se obtiene en tiempo real. El Cuadro de Mandos (Dashboard) registran y muestran a los responsables de los Procesos y a la gerencia de la empresa las situaciones reales (tiempos, retrasos o adelantos, desvíos respecto a patrones, costes, etc.) de todos los Procesos mientras éstos se ejecutan, sin esperar a auditorías posteriores. Por su parte, Business Intelligence permite realizar análisis individuales y estadísticos que permiten obtener conclusiones relativas a Procesos o conjuntos de Procesos ya terminados.

El retorno de la inversión (ROI) ha sido excepcionalmente rápido en todos los procesos implantados, oscilando entre los 4 meses del proceso de “Automatización del Proceso de Diseño” y el año del proceso de “Solicitud de Trabajo”.

“Para mí, los principales beneficios de usar AuraPortal se basan en el hecho de que usted puede diseñar fácilmente los procesos de inmediato sin necesidad de programación. Puedes adaptar fácilmente a la estrategia de PEMEX, órdenes de compra, órdenes de servicio, órdenes de venta, todos los procedimientos, todos los formatos. Antes, siempre  necesitábamos de un experto para realizar cambios. Con AuraPortal, no. Usted puede hacer el traje a su medida, de manera fácil y rápida. Con AuraPortal hemos evitado la interrupción de los procesos y las no conformidades y ahora hay una gran agilidad para la toma de decisiones. Ahora, los procedimientos se realizan en grandes cantidades sin errores o retrasos.”
“En mi opinión AuraPortal es mejor que los ofrecidos por otras grandes compañías de software. Otros esclavizan al usuario, pero AuraPortal no. Usted puede cambiar todo de la noche a la mañana, sin ningún dolor”.
Ing. Sergio Morales. Responsable del Diseño e Instalación en la División de Exploración y Producción.

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