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movilidad BPM
08 abril 2013

El Entorno de Trabajo en las Suites de Gestión por Procesos (BPM)

Este post también está disponible en: Inglés

Para que una suite BPM gestione con efectividad las actividades de una entidad necesita contener una Plataforma que optimice su entorno de trabajo.

La Intranet, que apareció como un entorno para que los empleados de una empresa pudieran compartir información, ha ido evolucionando con el tiempo. El camino recorrido por la  Intranet hasta convertirse en Portal Corporativo ha pasado por tantas etapas como mejoras han ido incorporándose a lo largo del tiempo: desde accesibilidad interna a accesibilidad universal, desde ofrecer Información a ofrecer Comunicación y desde ofrecer Comunicación a ofrecer Colaboración.

– Información hace referencia a la trasmisión de conocimiento en un solo sentido.

– Comunicación es a la trasmisión de conocimiento fluyendo en todos los sentidos.

– Colaboración, como su nombre indica, hace referencia a un entorno de trabajo común.

No vamos ahora a incidir en la necesidad de cualquier entidad de disponer de una Plataforma de trabajo Corporativa. La Comunicación y Colaboración continua permite a la empresa, de forma muy fácil, transmitir sus experiencias. Esto afectará de inmediato a la eficacia de sus acciones: consignas, estrategias, resultados, casos resueltos, características y acciones de la competencia, argumentario, etc., incrementando de inmediato el éxito de todo tipo de acciones. De esta forma, coordinando la colaboración en equipo, se optimizará la gestión, se maximizará la productividad y se reducirán drásticamente los costes.

La Intranet Corporativa integrada en BPMS

Si BPMS gestiona los trabajos que se realizan en una entidad y la Intranet Corporativa gestiona su entorno de trabajo, se hace difícil concebir una Intranet Corporativa independiente del BPMS de una entidad.

Una  suite de Gestión por Procesos (BPM) ofrece el entorno óptimo para que la información sea compartida, y permita la comunicación y la colaboración entre el personal de los distintos departamentos de la empresa, equipos de trabajo, delegaciones, etc.

Y no solo entre los empleados de la organización, la plataforma alcanzará incluso a externos (agentes, clientes, proveedores, etc.) que mantengan relación con la entidad.

La Intranet Corporativa integrada en BPMS gestionará la inmensa cantidad de información activa que se maneja en una empresa facilitando la colaboración entre las personas que trabajan, en y con la organización (empleados, clientes, agentes, colaboradores…), para la optimización del trabajo en equipo, aunque se encuentren a gran distancia geográfica.

  • La Entidad. Podrá comunicar su espíritu corporativo, sus políticas de empresa, la normativa interna (higiene, seguridad laboral, etc.), planes y estrategias, a la totalidad de la organización, así como sus cambios en el mismo momento en que se producen.
  • Las Áreas de trabajo. Departamentos, secciones, equipos, comités, integrantes de un proyecto, etc. dispondrán de sus propios procedimientos de información para su uso particular.
  • Los Empleados. También podrán acceder a los diferentes procedimientos de información que ofrece la Suite BPM, tanto para recibir como para aportar información.

La propia Suite BPM automatizará los procesos de elaboración y revisión de contenidos digitales, publicación automática en los portales y, en general, la optimización del uso del conocimiento corporativo.

Los Canales de Información, Comunicación y Colaboración

Esta Información, Comunicación y Colaboración será soportada sobre el Portal Corporativo (para empleados), y se hace extensible a los Portales Externos (para clientes, proveedores, subcontratistas, etc.) y la Web pública de la entidad, en función de los tipos de usuario con los que se trabaje.

             

Portal de Empleados

El Portal de Empleados dispondrá de todos los canales de comunicación que ofrecen las últimas tecnologías: publicación en los tablones de Anuncios, diversos tipos de Encuestas, Foros y Debates online en los que podrán participar todos los usuarios o grupos de usuarios, Agendas compartidas, acceso a Documentos y Reportes personalizados, etc.

Sin embargo, el sistema realmente efectivo de comunicación (Notificaciones) y colaboración (Tareas de trabajos a realizar o de Control) es el del workflow (flujo de trabajo) de las tareas a las que cada empleado está asignado y que recibe en su propia Mesa de Trabajo, que incorporará todos los elementos de gestión, organización y control de los trabajos que debe realizar: rangos, prioridades, vencimientos, múltiples búsquedas, plannings, visores, ordenaciones, alertas, etc.

Portales Externos

Estos portales estarán concebidos para constituir un marco perfecto para la información, comunicación y colaboración, de manera on-line, constante y controlada con diferentes grupos o perfiles de Usuarios Externos que mantienen una relación regular con la entidad: distribuidores, clientes y proveedores habituales, asesores, colaboradores, subcontratistas, etc.

Por ejemplo, mediante Portales Externos para clientes se pueden automatizar los procesos de la empresa relacionados con Marketing y Ventas, por ejemplo: las fases de oferta – pedido – envío – factura – pago, los contratos de mantenimiento, el servicio postventa,… Todo el historial de servicios prestados quedaría actualizado de forma automática tras su realización.

Un BPMS de última generación permite crear tantos Portales Externos como desee, adaptados a las necesidades de los distintos tipos de cuentas. Por tanto podrán crearse Portales para los diferentes perfiles de Clientes o de Proveedores, Portales en diferentes Idiomas, etc.

Web Corporativa

Para usuarios con menos relación con la entidad, puede utilizarse la Web pública para realizar preguntas o notificaciones, consultas, etc. ya que algunos BPMS disponen de una Plataforma de Contacto para este fin. Este es el caso de la WIP (Wide Interaction Platform) de AuraPortal que, además, estas preguntas, notificaciones, consultas, etc. inician de forma automática los procesos diseñados para cada asunto y permiten a los externos intervenir en los procesos operativos de la entidad, logrando de esta forma la excelencia en el servicio junto con la optimización de los recursos. Y todo ello a través de la página Web, el Email, el móvil, etc.