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AuraPortal Your BPM & Workflow software

Your BPM & Workflow software in the Cloud with #AuraPortalCloud
28 enero 2011

La duración de la implantación del proceso se realizó en tan solo 2 meses

Este post también está disponible en: Inglés

Compañía: Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito

Dirección: Bogotá, D.C., Colombia

Web: http://www.escuelaing.edu.co

Productos y Servicios: Universidad de carácter tecnológico dedicada a la formación integral de personas con alta preparación científica, técnica y humanística.

Mercado Objetivo: Abierto a estudiantes nacionales (Colombia) y extranjeros.

Aplicaciones Utilizadas: BPMS AuraPortal

Extracto:

Universidad de carácter tecnológico dedicada a la formación integral de personas con alta preparación científica, técnica y humanística, caracterizadas por su compromiso ético y su espíritu de solidaridad social.

Actualmente ofrece ocho programas profesionales, seis de los cuales cuentan con acreditación de alta calidad. En el campo de la investigación, en la institución se han conformado 22 grupos reconocidos por Colciencias. Cuenta con 477 profesores y más de 5.000 estudiantes, en las áreas de pregrado y posgrado, y 7 edificios construidos en medio de un campus de 27.5 hectáreas.

1. Introducción

El complejo universitario Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito camina hacia la Excelencia Empresarial mediante la implantación de la avanzada Suite BPM de Gestión por Procesos de AuraPortal. El primer proceso automatizado ha sido el de Compra de Bienes y Contratación de Servicios, proceso estratégico de gran complejidad desde el que se controlan las operaciones con sus más de mil proveedores. La duración de la implantación del proceso se realizó en tan solo 2 meses.

2. Problemática

En una institución académica que además del personal administrativo cuenta con 477 profesores y más de 5.000 estudiantes es enorme la cantidad de bienes que se precisan, ya sean consumibles, inmovilizado, material docente, etc., a lo que hay que añadir la continua contratación de servicios de todo tipo.

En este contexto, la compra de bienes y la contratación de servicios presentan una gran complejidad, sobre todo si se tiene en cuenta que requerir un bien o un servicio implica pasar por diversas áreas de la organización, por lo que muchas veces estas solicitudes se desvían en el camino, se desvirtúan o definitivamente se pierden.

La Escuela Colombiana de Ingeniería, como cualquier otra organización, no era ajena a esta problemática, y el hecho de trabajar con más de mil proveedores basta para hacerse una idea de la complejidad de esta gestión.

Por esta razón se hizo patente la necesidad de tener unos trámites eficaces, eficientes y monitoreables, por lo que decidieron acometer un profundo cambio en la gestión basado en gestionar sus procesos con Tecnología BPM.

Se requería una orientación a procesos (BPM) que no mirara las áreas funcionales de la empresa como islas independientes (área jurídica, producción, marketing, RRHH, etcétera), sino que las viera como un todo, donde los procesos atendieran a los objetivos trazados en la institución y cumplieran tres características fundamentales:

  • Que sean eficaces, cumpliendo con su propósito en calidad y oportunidad.
  • Que sean eficientes, usando solamente los recursos necesarios.
  • Que sean monitoreables, es decir que se pueda saber cuánto se demoraron y cuántos se hicieron, si se hicieron bien o mal y si hay mucha gente o poca, entre otros elementos, para establecer ciclos de mejoramiento continuo.

3. La Solución

El proyecto se puso en marcha a mediados del año 2009. Su objetivo fue reducir significativamente el número de quejas por solicitudes incorrectamente atendidas y además disponer de una herramienta que le permitiera saber si la Escuela Colombiana de Ingeniería estaba siendo ineficiente en la administración, si tenía la gente necesaria y si las funciones están bien distribuidas.

Para ello, después de documentar los procesos, estandarizados y optimizados, se evaluaron 8 proveedores. De los ocho, se seleccionó el BPMS AuraPortal porque siendo uno de los más importantes del mercado y que está siendo utilizado por grandes multinacionales, era el único que permitía poner en marcha el proyecto en un corto espacio de tiempo.

ArchiveNet Software de Colombia, empresa consultora Partner de AuraPortal en Colombia ha sido la encargada de poner en marcha el proyecto.

El primer proceso a automatizar es Compra de Bienes y Contratación de Servicios, desde el que se controlan las operaciones con sus más de 1.000 proveedores.

El punto de partida del equipo de implantación del proceso fue lograr un acuerdo entre las diversas áreas acerca de qué información es necesaria para iniciar un trámite, por qué instancias de aprobación o verificación debe fluir, cuáles son los límites de atribución, qué resultado final debe generar y qué rastros debe dejar.

Una vez llegados a un primer acuerdo entre las diversas instancias implicadas se dibujó el Diagrama del modelo de proceso y se definieron los valores de los parámetros tales como los nombres o roles de los ejecutores de las tareas, etc. y se puso inmediatamente en ejecución el proceso sin tener que esperar a ningún desarrollo de programación. Durante una semana se fue ejecutando el proceso con datos ficticios para corregir errores y mejorar los procedimientos y, por último, se puso en ejecución con datos reales.

“Seleccionamos el BPMS español AuraPortal porque siendo uno de los más importantes del mercado y que están utilizando grandes multinacionales, fue el único con el que nos permitía poner en marcha el proyecto en un corto espacio de tiempo”.

Ingeniero Luis Javier Mosquera Quijano, MBA, Vicerrector Administrativo y Financiero de la Escuela Colombiana de Ingeniería

4. Resultados reales

Gracias a las especiales características de la Suite BPM de AuraPortal, la duración de la implantación del proceso se realizó en tan solo 2 meses.

La puesta en marcha de AuraPortal BPMS facilita que los trámites (procesos) fluyan sin tropiezos a través de las distintas áreas funcionales, para generar un servicio excelente a clientes internos y externos, con la posibilidad de monitorear cada paso, para seguimiento y para mejoramiento continuo.

Gracias a este proceso, los más de 500 empleados de la Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito y todos sus proveedores, puede interactuar y beneficiarse de la plataforma AuraPortal BPMS.

Las solicitudes de los usuarios compradores son atendidas de manera inmediata; los proveedores reciben automáticamente solicitudes de cotización y participarán en el proceso, enviándolas utilizando la poderosa plataforma de interacción WIP de AuraPortal. Las áreas de Compras y Administración disponen ahora de una herramienta que les permite gerenciar, controlar, medir resultados y sobre todo atender con calidad a los usuarios y mantener un Registro de Proveedores calificado.

“Mediante AuraPortal, además de procesos efectivos, se consigue menor consumo de papel, documentación ordenada, trazabilidad y, especialmente, mayor grado de satisfacción de nuestros clientes, llámense decanos, estudiantes, profesores, padres de familia o proveedores”.

Ingeniero Luis Javier Mosquera Quijano, MBA, Vicerrector Administrativo y Financiero de la Escuela Colombiana de Ingeniería

“Es satisfactorio para ArchiveNet representar y ser partner de AuraPortal en Colombia y ver cómo nuestros esfuerzos invertidos en la acertada consultoría del proyecto, se cristalizaron rápida y exitosamente, logrando el objetivo dentro del tiempo planeado”.

“Creo que deben ser muy pocos los proyectos BPM, de los que pueden calificarse de complejos, que han sido realizados en tan solo 2 meses”.

Álvaro Canal Vélez. Director General de ArchiveNet Software de Colombia

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