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13 enero 2014

El Ciclo de Mejora Continua de los Procesos Empresariales

Este post también está disponible en: Inglés

Todo proceso tiene un ciclo de vida de 4 etapas: Modelización, Ejecución, Monitorización y Optimización. Estas 4 etapas conforman el Ciclo de Vida de los Procesos, que genera de forma natural la cultura de la Mejora Continua en la empresa.

Mediante las herramientas que contiene una Suite BPM (Business Process Management o Gestión por Procesos de Negocio) este ciclo puede ser automatizado.

Ciclo

1. Modelización

Modelizar un proceso es determinar, hasta el mínimo detalle, cómo debe actuar al ser ejecutado. Esto, grosso modo, supone, además de realizar un Análisis previo del proceso alineado con el plan estratégico y los objetivos de la empresa, lo siguiente:

1. Dibujar el Diagrama de la Clase de Proceso mediante unos Objetos: Tareas, Eventos, Compuertas, KPIs, etc. Para diagramar se utiliza una herramienta gráfica, normalmente siguiendo la notación BPMN (Business Process Modeling Notation) que propone una determinada sintaxis que, al convertirse en un estándar, es universalmente identificable.

2. Determinar cómo deben funcionar cada uno de los Objetos del diagrama: Tareas Personales (ejecutores; instrucciones; creación de los formularios con sus divisiones, campos, botones, bibliotecas y documentos; cronometrías; reglas de proceso; condiciones; opciones inteligentes; creación automática de documentos, etc.), así como Tareas de Sistema que realizan los trabajos de forma automática (sin intervención humana), comportamiento de las Compuertas, etc.

En este punto es importante no confundir la Modelización del BPMS con herramientas BPA (Business Process Analysis) independientes que existen en el mercado. Estas herramientas permiten la Modelización pero se quedan en la presentación del proceso, no en su ejecución. Para poder ejecutar el proceso requieren de un BPMS. Por ello una herramienta BPMS incorpora su propio BPA para la Modelización.

3. Realizar simulaciones para asegurarse de que su funcionamiento va a ser correcto.

Existen dos tipos de Simulación:

La Simulación Estadística en la asignación de unos valores ficticios al proceso (nº de usuarios, tiempo de ejecución de la tarea, coste de los recursos, volumen previsto, etc.) para luego ejecutar el proceso n número de veces.

Y la Simulación Real (también llamada TESTING). Se basa en ejecutar el Proceso de forma real, pero en un entorno de simulación. Permite asegurar en un 100% que lo modelizado es lo se va a ejecutar.

Modelizar las Clases de Proceso es determinante para el éxito del proyecto y, teniendo siempre presente el alineamiento con los objetivos de la entidad, debe contarse con la involucración absoluta de la gerencia y tenerse en cuenta el criterio de toda la cadena de mando y la experiencia de todos los que van a intervenir en el proceso.

Una vez creado el modelo, el proceso ya está listo para ser ejecutado.

2. Ejecución

La Ejecución es la etapa en la que se ejecuta la Clase de Proceso que ha sido Modelizado en la etapa anterior. La ejecución del conjunto de los procesos representa el trabajo diario de la entidad.

Las actividades que se realizan en los procesos de la empresa se denominan Tareas y se clasifican en dos tipos:

Tareas Personales. Son las que serán realizadas mediante el trabajo de una determinada persona.

Tareas de Sistema. Son las que realiza el sistema de forma automática sin intervención humana, y por lo tanto de forma inmediata, sin coste y sin errores.

3. Monitorización

La Monitorización es la etapa donde se observan, controlan y analizan los resultados de la Ejecución.

Con BPMS, las actividades realizadas en el día a día (procesos) van proporcionando en tiempo real la información que utilizan sus herramientas de Inteligencia: Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), BAM (Business Activity Monitoring), KPI´s (Key Performance Indicators), etc., que al estar incluidas en la propia suite BPM permiten también la automatización de la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos.

Monitorización6

De esta forma, BPMS ofrece puntualmente a cada usuario toda su información personalizada, automatizando también la Observación, el Control y el Análisis de los hechos y los datos que se generan en la entidad.

4. Optimización

A la vista de los resultados registrados en la Monitorización, se determinan los cambios que conviene realizar en los Procesos para optimizar su funcionamiento y eficacia. Estos cambios pueden afectar a las Reglas de Negocio o directamente a las Clases de Proceso.

– Si la optimización afecta a las Reglas de Negocio, al ser independientes de los procesos, basta con modificar los valores directamente desde el repositorio de las Reglas de Negocio para que sean aplicados instantáneamente a todos los objetos de todas las clases de proceso en los que se aplica.

– Si la optimización afecta a las Clases de Proceso, estos cambios se realizan en la Modelización. Se puede modificar el Diagrama, los Objetos (ejecutores, formularios, calendarios, tiempos, condiciones, etc.), las Reglas de Proceso, las Cronometrías, etc.

A continuación se realizarán las Simulaciones necesarias y se publicará una nueva Versión de la Clase de Proceso.

Todo esto se realiza sin afectar en nada el trabajo cotidiano de los usuarios del proceso.