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25 febrero 2015

¿Debe crearse un Área de Procesos para BPM?

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La Gestión por Procesos es la base tanto de las normas ISO como del Modelo EFQM de Excelencia.

El modelo de Gestión por Procesos permite la automatización y optimización del funcionamiento de las empresas y organizaciones de toda índole, descomponiendo su actividad global en un conjunto de ‘Procesos’ que pueden ser analizados con detalle y cuyas acciones repetitivas posibilitan ser automatizadas, tanto en lo concerniente a los sistemas como a las personas que intervienen.

Se optimizan tiempos, oportunidades y costes, sin perder la capacidad de adaptación constante y rápida a los cambios y preservando la coexistencia de métodos seguros con la necesaria flexibilidad para facilitar la intervención activa y fundamental de las personas en los procesos.

Hoy ningún experto duda de que la Gestión por Procesos es mucho más efectiva que la tradicional Gestión por Funciones.

Los Procesos son las partes en las que se puede dividir la actividad u operativa global de cualquier empresa u organización. Su gestión y control se lleva a cabo mediante los sistemas llamados BPM.

Ejecusion

Implementar el modelo de Gestión por Procesos o BPM (Business Process Management) en una organización supone un cambio sustancial en la forma de gestionar la empresa y, por tanto, su implantación a nivel corporativo requiere de un equipo de trabajo específico que ha sido llamado de diferentes formas como: Área de Procesos, Área de Organización, Centro de Excelencia, etc.

Así pues, si se va a acometer un proyecto de este tipo, y no se tiene todavía, es muy recomendable crear un Centro de Excelencia a nivel corporativo  para la Implementación y Mejora Continua de los procesos.

El enfoque y la estructura de este centro o área deberán ser diferentes en función de las características, los objetivos, el tamaño y la cultura de la entidad, ya que hay muchas posibilidades.

Por ejemplo, inicialmente puede no ser necesario que se constituya como un área ‘física’, que suele ser lo tradicional, podría constituirse como un área ‘lógica’ en la que los integrantes del área compaginarán sus trabajos habituales con los que realizan para esa área, hasta que se decida el alcance de los procesos, es decir, si van a ser automatizados unos pocos procesos no muy significativos o bien si se decide automatizar los más críticos.

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En este último caso se habrá alcanzado ya un grado de madurez suficiente para constituir el área física, formada por el personal que trabaje ‘full time’ para el área y por personal a tiempo parcial. No obstante puede crearse cualquier modelo mixto.

Un factor importante a tener en cuenta, antes de constituir el Área de Procesos para BPM, es la elección previa del software BPM pues la experiencia demuestra que es muy conveniente.

AuraPortal

La razón es muy sencilla. Cada suite de BPM tiene unas características que van a influir, y mucho, en la estructura interna del área. Por ejemplo, la cualidad de AuraPortal Helium de no necesitar programación para modelizar los procesos ni para sus modificaciones posteriores permite un perfil de personas diferente a la que requieren necesariamente las suites que sí necesitan desarrollar código, es decir programación.

Considero muy importante, en cualquier escenario, que un centro de este tipo dependa directamente de la Gerencia Superior ya que implicará muy profundamente a todos los departamentos.

El corazón de AuraPortal Helium es su CORE BPM, que contiene los módulos residentes Procesos,Intranet/Extranet y Gestión Documental.

También se ofrecen cuatro Módulos Opcionales llamados Reglas de Negocio, WIP (Wide Interaction Platform),Gestión de Contenidos y Comercio Online que pueden adquirirse por separado para ampliar el alcance de la aplicación, y algunos Complementos que se describen más abajo.

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Descubra las posibilidades de la Gestión Documental por Procesos con AuraPortal. Si desea asistir a un curso online gratuíto sobre gestión documental puede inscribirse clicando en el logotipo de la Training School de AuraPortal.