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19 diciembre 2012

Conceptos claros sobre la Gestión por Procesos, BPM y BPMS

Aquí se expone una visión básica del mundo de la Gestión por Procesos, de la estrategia BPM y de su automatización mediante BPMS, así como del Ciclo de Mejora Continua de los Procesos.

Toda organización trabaja por procesos, aunque ésta no sea consciente de ello.

Gestión por Procesos

Todas las empresas realizan sus actividades según flujos de trabajo. Estos flujos de trabajo se denominan Procesos. Algunos pueden ser sencillos y no hay necesidad de que sean definidos o escritos, pero otros pueden llegar a ser muy complejos y estructurados.

La mejora de los procesos tiene un tratamiento fundamentalmente teórico, en el que la metodología está basada en:

  • Identificar los procesos,
  • Determinar los procesos estratégicos,
  • Analizarlos aplicando diferentes criterios y normativas (ISO, Six Sigma, etc.),
  • Documentarlos
  • Crear un mapa de procesos que permita “entender la empresa” bajo este punto de vista.

Una vez hecho este análisis, se forma y conciencia a todas las personas que intervienen en cada proceso para que realicen correctamente su trabajo, y se van midiendo y analizando los resultados para su Mejora Continua. A esto se le ha llamado BPM.

BPM (Business Process Management)

Aunque no existen definiciones “oficiales”, más o menos se está de acuerdo en considerar BPM como la estrategia enfocada a gestionar la empresa por Procesos de Negocio.

Este enfoque de gestionar los procesos de negocio es relativamente nuevo y está cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las empresas y de cualquier organización en el mundo, permitiendo mucha mayor efectividad. Hoy nadie duda de que esta estrategia de gestión ha demostrado una eficacia mucho mayor que la tradicional por funciones.

Pero no es suficiente.  

“Se pueden tener los mejores procesos del mundo, pero si las personas que participan en un proceso no hacen su trabajo como se ha determinado, no sirve para nada”.

BPMS (Business Process Management Suite)

Aquí entra BPMS, ya que los Procesos son susceptibles de automatización para asegurar su correcto funcionamiento y la máxima eficiencia.

BPMS, como su nombre indica, es el software que soporta BPM. Por tanto, implantar BPM en una entidad hoy día debería ser sinónimo de implantar BPMS. No hacerlo así sería tan poco efectivo como llevar la Contabilidad de una entidad a mano o con la ayuda de una hoja de cálculo, en vez de llevarla mediante una aplicación específica para este fin.

A diferencia de BPM, una suite BPM tiene un enfoque eminentemente práctico, ya que en su implantación lo que se hace es introducir en el sistema los planteamientos teóricos de BPM para que el propio sistema se encargue de:

  • Optimizarlos,
  • Automatizarlos (en la medida de lo posible),
  • Controlar su cumplimiento
  • Proporcionar los análisis necesarios para su mejora continua.

Esta introducción se realiza básicamente a través de la Modelización de los Procesos y las Reglas de Negocio.

Con una herramienta BPMS de máximo nivel, la empresa puede automatizar de manera sencilla cualquier proceso, incluyendo los relativos a Recursos Humanos, Control de Calidad, Compras, Relaciones con Clientes (CRM), Cadena de Suministro, Gestión del Riesgo, Ventas, Facturación y cualquier otra clase de proceso que sea específico y particular de la empresa.

Según la práctica totalidad de analistas, la aparición del BPMS representa quizás la más importante revolución en el dominio del software empresarial.

Ciclo de Mejora Continua de los Procesos

Todo proceso BPM tiene un ciclo de vida de 4 etapas: Modelización, Ejecución, Monitorización y Optimización.

Modelización

Modelizar un proceso es determinar, hasta el mínimo detalle, cómo debe actuar al ser ejecutado. Esto, grosso modo, supone, además de realizar el Análisis del proceso alineado con el plan estratégico y los objetivos de la empresa, lo siguiente:

  1. Dibujar el Diagramar del proceso mediante Objetos: Tareas, Eventos, Compuertas, KPIs, etc. Se recomienda utilizar el estándar de notación BPMN.
  2. Determinar cómo deben funcionar cada uno de los Objetos del diagrama: Tareas Personales (ejecutores; instrucciones; creación de los formularios con sus divisiones, campos, botones, bibliotecas y documentos; cronometrías; reglas de proceso; condiciones; opciones inteligentes; creación automática de documentos, etc.), Tareas de Sistema que realizan los trabajos de forma automática (sin intervención humana), comportamiento de las Compuertas, etc.
  3. Realizar simulaciones (tanto de tipo estadístico, como real).

Una vez creado el modelo, el proceso ya está listo para ser ejecutado.

Ejecución

La Ejecución es la etapa en la que se ejecuta el proceso que ha sido Modelizado en la etapa anterior. La ejecución de los procesos representa el trabajo diario de la entidad.

Las actividades que se realizan en los procesos de la empresa se denominan Tareas y se clasifican en dos tipos: Tareas Personales y Tareas de Sistema.

Tareas Personales. Son las que deben ser realizadas mediante el trabajo de una determinada persona. Básicamente, la forma de trabajar con BPMS en el día a día es la siguiente:

  • Una vez iniciado cada uno de los procesos de la entidad, el propio sistema va conduciendo la corriente a cada persona que debe ejecutar alguna acción, en función del Diagrama de Proceso.
  • Cada una de estas personas, al recibir en su agenda personal la tarea, realiza su trabajo siguiendo las Instrucciones de la tarea, expone sus opiniones y termina la tarea.
  • La propia tarea conduce y facilita el trabajo del ejecutor mediante Formularios Dinámicos, que contienen todos los datos y documentos necesarios para que pueda realizar su trabajo sin salir de la tarea, aunque éstos estén en otras aplicaciones de la entidad, con las que quedarán integradas.
  • El ejecutor no tiene que buscar la información; la información viene a él.

De esta manera, la adaptación a la nueva forma de trabajar es inmediata y sin rechazo, y el cambio se realizará casi sin darse cuenta.

Tareas de Sistema. Sustituyen a las Tareas Personales en cuanto que realizan el trabajo que deberían realizar las personas, solo que sin tiempo/coste y sin los siempre posibles errores humanos, por lo que su efectividad es máxima.

Monitorización

La Monitorización es la etapa donde se observan, controlan y analizan los resultados de la Ejecución.

Con BPMS, las actividades realizadas en el día a día (Procesos) van proporcionando en tiempo real la información que utilizan sus herramientas de Inteligencia: Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), BAM (Business Activity Monitoring), KPI´s (Key Performance Indicators), etc., que al estar incluidas en la propia Plataforma AuraPortal permiten la automatización de la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos.

Pero sobre todo, BPMS ofrece puntualmente a cada usuario toda su información personalizada, automatizando también la Observación, el Control y el Análisis de los hechos y los datos que se generan en la entidad.

Optimización

La Optimización es la etapa donde se realizan los cambios en los procesos una vez se han detectado los aspectos mejorables a través de la Monitorización.

A la vista de los resultados registrados en la Monitorización, se determinan los cambios que conviene realizar en los Procesos para optimizar su funcionamiento y eficacia. Estos cambios pueden afectar a las Reglas de Negocio o directamente a las Clases de Proceso.