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13 enero 2015

¿Cómo llevar a cabo un proyecto BPM?

Este post también está disponible en: Inglés

Un proyecto BPM debe estar enfocado a automatizar todos los procesos de la empresa sin que esto signifique  “todos al mismo tiempo”.

En repetidas ocasiones hemos mencionado que  la actividad global de las empresas y organizaciones puede descomponerse en procesos independientes unos de otros, aunque en conexión entre ellos. Este hecho permite analizar con detalle cada uno de los procesos, y gracias a ello un proyecto de implantación de la estrategia de BPM y su automatización puede ir asumiéndose escalonadamente sin que se requiera de trabajos de gran envergadura ni costosos en tiempo y dinero.

Dado que es posible automatizar los procesos escalonadamente en absoluto es recomendable analizarlos “todos” antes de automatizarlos, podría durar años según sea el proyecto corporativo y su complejidad.

Los tiempos de espera tan largos van frenando el interés de los directivos de negocio y finalmente los proyectos quedan estancados tras altas inversiones. Todo un fracaso.

El experto Jose Noguera nos dice los siguiente en su libro “Gestión por Procesos BPM.  ¿Qué y Cómo Implementar?”

Los BPMS de última generación ya disponen de herramientas adecuadas tanto para que la automatización sea máxima como para paliar en gran parte la pérdida de flexibilidad y adaptación a cambios, y por supuesto, sin perder la seguridad.

Aun así, esta automatización debe hacerse siempre con prudencia, y es aconsejable comenzar por aquellas actividades que estén muy claras e ir migrando paulatinamente hacia la inclusión de automatismos, asegurando así una transición suave de uno a otro escenario.

Lo recomendable es analizar los procesos de uno en uno, sin perder la visión global, y automatizar aquel que ya haya sido analizado, que una vez probado lo podremos pasar a producción. De esta forma obtendremos un buen resultado en corto plazo de tiempo.

Análisis procesos AuraPortal

Si actuamos de esta forma la empresa lo agradecerá pues verá resultados con prontitud además de obtener un rápido retorno de la inversión, lo que la dispondrá a, sin gran esfuerzo, ir paulatinamente analizando y automatizando más procesos, incluso los más críticos y complejos, en un ambiente en el que los usuarios, tan reticentes a los cambios, casi sin darse cuenta estarán adaptados al nuevo entorno de trabajo y no mostrarán rechazo. Más bien al contrario, ellos mismos irán percibiendo la conveniencia de trabajar con un software de gestión inteligente que funciona a través de un potente motor de BPM como es AuraPortal.

4 Responses

  1. Coincido plenamente con lo establecido por el artículo, y es sin duda, un factor importante a tener en cuenta la necesidad de tener una planificación bien establecida y el apoyo real y firme de la alta gerencia para seguir el plan de ruta establecido.
    En muchas ocasiones, ante los primeros resultados de los prototipos, casi todas las unidades de la empresa quieren empezar a participar de la automatización de los procesos, sin medir previamente los esfuerzos e inversiones necesarias, independientemente del retorno de la inversión prevista.
    Empiezan a surgir entonces problemas de “aceptación política”, pues no todos los niveles, y en especial los operativos, están de acuerdo con los altos niveles de transparencia y efectividad que trae aparejado la automatización de los procesos con un BPM de primera linea como por ejemplo, AuraPortal.
    Por esto es necesario contar por parte de la empresa que se embarca en un proyecto BPM con un liderazgo fuerte y seguro, determinado a obtener resultados positivos para la empresa o institución, tomando las decisiones necesarias y asumiendo la responsabilidad sobre las acciones de todo ámbito (técnico, RRHH, políticas, etc) para concretar el éxito.
    Los liderazgos tibios, ambiguos o que demuestran indecisiones e impresiciones solo llevan a los fracasos en proyectos que están ideados para otorgar a la empresa una ventaja competitiva y la capacidad de gestionar el conocimiento necesario para asegurar su sustentabilidad.

  2. Carlos Ismodes

    Excelente articulo, estuve involucrado en un proyecto de implementación BPMS (Auraportal) y de verdad pasa lo que comentas, en principio es
    Recomendable, comenzar con algún proceso que genere impacto al negocio y de manera paulatina integrar los demás procesos de negocio, incluso me animaría a decir que es el mismo usuario que se da cuenta de las facilidades o beneficios que conlleva utilizar una herramienta de este tipo.

    En mi experiencia la primera interacción del usuario con AuraPortal no fue buena por un tema de resistencia al cambio (Es mucho más notable en mandos operativos), sin embargo con el tiempo son justamente estos mandos “operativos” quienes actualmente solicitan integrar mayores procesos a AuraPortal.

    Saludos desde Perú,

    Carlos.

  3. Majo Ros

    Hola Carlos,

    Gracias por tu comentario, me alegra compartamos contigo esta opinión que puede ser útil a muchos consultores.

    Saludos cordiales,

    Majo