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AuraPortal Your BPM & Workflow software

Your BPM & Workflow software in the Cloud with #AuraPortalCloud
27 agosto 2013

Caso de Éxito CAF Power & Automation

Con la implantación de la Suite BPM de AuraPortal, Triantic ha ganado muchísimo en flexibilidad y rapidez a la hora de implantar nuevas operativas en la organización o cambiar las existentes. En año y medio, se han puesto en marcha una veintena de procesos BPM y la lista crece cada mes.

1. Información de Empresa

Compañía: Traintic

Dirección: Parque Tecnológico de San Sebastián. San Sebastián. Guipúzcoa. España

Web: www.traintic.com

Productos y Servicios

Fabricación y comercialización de productos electrónicos y sus accesorios para las empresas del sector ferroviario y conexos, etc.

COSMOS: Sistema de Control y Monitorización
SIBI: Sistemas de  Basculación Activa
ATMS: Sistemas Monitorización de Variables
ORION: Sistema Registrador de Eventos
HERMES: Sistema de Información y  Video
Sistemas de Comunicación (GSM/GPRS/Wifi…)

Mercado Objetivo: Opera en Europa y América Latina.

Extracto:

Traintic es una empresa dedicada a proveer soluciones tecnológicas a medida para sistemas de información y comunicaciones en el sector ferroviario.

En Traintic se desarrollan Sistemas Inteligentes de Transporte (ITS, Intelligent Transport Systems), que suponen una apuesta por la movilidad sostenible. Esto es, una apuesta por incrementar la movilidad sobre la base de mejorar la eficacia y eficiencia del transporte y proveer seguridad y confort a los usuarios.

Con estos objetivos de eficacia, eficiencia, seguridad y confort, en TRAINTIC se desarrollan sus propios sistemas ITS basados en tecnología TIC (Tecnologías de la información y la comunicación).

2. Introducción

Con la implantación de la Suite BPM de AuraPortal, Triantic ha ganado muchísimo en flexibilidad y rapidez a la hora de implantar nuevas operativas en la organización o cambiar las existentes. En año y medio, se han puesto en marcha una veintena de procesos BPM y la lista crece cada mes.

3. La Problemática

Traintic es una organización que gestiona diariamente una gran cantidad de procesos relativos a diferentes ámbitos de gestión: gestión comercial, diseño de producto, gestión de proyectos, gestión de compras, gestión de la calidad… Además dichos procesos deben cumplir los requisitos de las normativas y modelos de calidad tales como ISO 9001 y CMMI, además de nuevos estándares propios del sector  demandados por nuestros clientes.

Debido a esto, uno de los principales aspectos estratégicos a mejorar consistía en la optimización de los procesos de gestión de la compañía, haciendo especial hincapié en los siguientes aspectos:

  • Automatización de los flujos de trabajo de los procesos, que hasta la fecha se realizaban manualmente.
  • Gestión Documental optimizada.
  • Autonomía y sencillez a la hora de diseñar y definir procesos, así como flexibilidad y agilidad para realizar e implementar modificaciones posteriormente.
  • Potenciación de la accesibilidad vía internet.
  • Gestión de los Procesos apoyándose en bases de datos, en vez de en documentos ofimáticos.
  • Eliminación de documentación en papel.

 Traintic vio que estos objetivos podían conseguirse a través de la implantación de un BPMS, como herramienta de gestión especializada en la gestión por procesos, por lo que decidió abordar dicho proyecto.

“El principal reto consistía  en dotar a la organización de una herramienta que le permitiese trabajar realmente bajo una gestión por procesos eficaz y eficiente, solucionando los obstáculos con los que nos estábamos encontrando fruto de nuestra experiencia en este tema. Poner en marcha un nuevo proceso, o cambiar uno existente, en una organización compleja y de cierto tamaño, no es una tarea sencilla, y si además existe cierta resistencia al cambio dicha tarea suele conllevar bastante dedicación interna y no siempre con los resultados esperados”. David Puente López, Responsable de Calidad en Traintic

4. La Solución

La solución obtenida consistió en la implantación de un BPM, como herramienta de gestión especializada en la gestión por procesos. Traintic evaluó diversas soluciones comerciales, priorizando la capacidad de cada una en cuanto a los puntos expuestos anteriormente, eligiendo AuraPortal como la herramienta que en mayor grado cumplía sus necesidades.

La consultora tecnológica Consultec, partner experimentado en este tipo de proyectos, se hizo cargo de la operación aplicando una metodología de implantación progresiva que dio muy buen resultado. Tras la instalación de AuraPortal y una formación básica a quienes serían los administradores del sistema y los diseñadores de los procesos, se diseñaron dos procesos y se pusieron operativos para el resto de la organización. A raíz de estas primeras experiencias, los propios responsables del proyecto en la empresa fueron aprendiendo sobre la marcha y formándose sobre los aspectos más interesantes, prácticos y necesarios que veían que surgían fruto del uso del sistema por parte de la organización. Seguidamente se fueron incorporando progresivamente más y más procesos, teniendo en cuenta las “buenas prácticas” y “lecciones aprendidas” que obtenían las primeras experiencias con el BPM, de cara a implantarlos exitosamente en la organización.

A día de hoy, un año y medio más tarde, Traintic tiene más de veinte procesos implantados vía BPM y la lista crece cada mes. Realmente la implantación es continua, a medida que se van incorporando más procesos que se gestionan en el día a día de la organización e incluso se van generando nuevas versiones optimizadas de los existentes.

 “Nuestro objetivo ha sido en todo momento disponer en Traintic de un método ágil, autónomo y flexible (eficiente en definitiva) de definir, implantar, ejecutar y optimizar procesos. Con AuraPortal, en este año y medio de implantación, hemos estado tan solo dos personas diseñando e implantando procesos, compaginándolo con nuestras propias tareas del día a día”.  David Puente López, Responsable de Calidad en Traintic

5. Resultados Reales

AuraPortal ha permitido realmente implantar de forma eficaz y eficiente una gestión por procesos en la organización, así como un sistema ágil para su mejora continua, asegurando en todo momento su correcta operación en base a las directrices establecidas.

El principal beneficio que ha aportado la Suite BPM de AuraPortal ha sido conseguir el reto que nos propusimos de funcionar en el día a día con una gestión real por procesos. Se ha ganado muchísimo en flexibilidad y rapidez a la hora de implantar nuevas operativas en la organización, o cambiar las existentes, sin necesidad de actualizar procedimientos escritos que luego en la práctica real pocos conocen, dedicar gran esfuerzo interno para difundirlas o supervisión de personal de calidad en verificar que realmente se están utilizando.

A día de hoy las personas están trabajando por procesos cuando interactúan con el BPMS, ¡aunque no lo sepan o sean conscientes de ello! y trabajan además en los procesos acordados por los comités creados para tal fin, con la operativa definida por dicho comité como la óptima para Traintic, en base a la experiencia, sugerencias de mejora y know-how de cada uno, estableciendo así el know-how de la organización sobre cómo llevar a cabo las diferentes tareas del día a día de su negocio.

Además, el hecho de ser una plataforma web simplifica su uso (se ejecuta desde un navegador, sin necesidad de instalar un programa específico en cada ordenador) y permite el acceso desde cualquier sitio en el que tengas acceso a Internet.

 “AuraPortal ha permitido realmente implantar de forma eficaz y eficiente una gestión por procesos en la organización, así como una sistemática ágil para su mejora continua, asegurando en todo momento su correcta operación en base a las directrices establecidas y automatizándolos en la mayor medida posible”. David Puente López, Responsable de Calidad en Traintic