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12 febrero 2013

Caso de Éxito Refinería del Pacífico Eloy Alfaro

La Plataforma de Gestión por Procesos BPM AuraPortal ha supuesto para Refinería del Pacífico una efectiva automatización de sus procesos y una reducción drástica de los errores humanos. Su implantación ha resultado muy sencilla gracias a su flexibilidad, facilidad para realizar cambios (incluso en tiempo real), la no necesidad de programación y el profesional servicio de soporte.

1. Información de Empresa

Compañía: Refinería del Pacífico Eloy Alfaro

Dirección: Manta  (Ecuador)

Web: www.rdp.ec

Mercado Objetivo

Satisfacer la demanda de combustibles del mercado ecuatoriano y exportar los excedentes disponibles a mercados de la subregión y otros mercados estratégicos, así como satisfacer la demanda de petroquímicos básicos.

Extracto

La Refinería del Pacífico Eloy Alfaro es una empresa de economía mixta creada para construir, operar y mantener un complejo refinador de 300 MBD de capacidad, a través de una alianza estratégica entre PDVSA y Petroecuador, que contemple la puesta en marcha de unidades de proceso con tecnología de conversión profunda, requeridas para producción de gasolinas, destilados, GLP y bases químicas.

2. La Problemática

En la fase en la cual se encontraba Refinería del Pacífico, uno de los procesos más importantes era el relacionado con la Adquisición de Bienes y Servicios. Se trata de un proceso complejo, puesto que está compuesto de 8 subprocesos para cada tipo de compra en los cuales intervienen diferentes personas de algunos departamentos. La coordinación manual de las actividades de este proceso, conforme se incrementaban las contrataciones, se hacía cada vez más compleja.   Es así como se decidió que era necesario el uso de tecnología y es así como pensaron en un BPMS que les permitiera mejorar la ejecución del proceso.

Por otro lado, como institución de economía mixta que cuenta con capitales públicos, Refinería del Pacífico debe rendir cuentas a varias entidades, organismos, etc., los cuales solicitan información permanentemente. Automatizando este proceso con una herramienta BPM, sabían que podrían mejorar el servicio, disminuyendo los tiempos de respuesta.

En un diagrama todo parece perfecto pero ya mirando los procesos en ejecución, los usuarios aportan mucho más.  De ahí lo importante de contar con un BPM que, como AuraPortal, permita realizar los cambios de forma rápida, fácil y sin necesidad de programación”. Stalin López, Responsable de Refinería del Pacífico.

3. La solución

Se seleccionó AuraPortal porque, según Stalin López, “tuvimos excelentes referencias nacionales del producto y, sobre todo, una internacional del mismo sector industrial. Comparamos la opción con otros productos y las características de AuraPortal lo ponen entre las mejores soluciones del mercado. Finalmente viajamos a capacitarnos en el producto y terminamos convencidos que era la solución que necesitábamos”.

Desde un principio se solicitó que el fabricante del BPM, en coordinación con el representante local, se involucrase en la implantación. Se conformaron 2 equipos, uno por cada proceso a implementar. A cada equipo se le asignó un representante del fabricante, un representante del distribuidor local y un representante de la compañía. Además se incorporó un coordinador general del proyecto por parte del fabricante y otro por parte de Refinería del Pacífico.

El tiempo inicial previsto fue de 3 meses, tiempo que resultó de un análisis previo de los procesos que se querían implementar. Sin embargo, ya en el proceso de implementación, al levantar los procesos con mayor detalle, se pudo determinar que el proceso de Compras Públicas requería de varios controles que lo hacían más complejo, por lo que se acordó un nuevo tiempo de implementación. Esta vez se definió 5 meses como tiempo para implantar el proyecto.

El ciclo de implementación seguido se resume en tres pasos:

  1. Modelamiento de los procesos. Para lo cual se realizaron varias reuniones con las diferentes áreas involucradas, dejando constancia de los acuerdos. Lo importante es que esta etapa se realizó directamente en el BPMS.
  2. Definir los Parámetros de cada objeto. Es decir definir el comportamiento de cada uno de los objetos del diagrama como nombre de los ejecutores, tiempos, reglas de negocio, variables, diseñar los formularios para la ejecución de las tareas, etc.
  3. Ejecución del proceso. De inmediato se ponía en ejecución lo modelado y definido para realizar las simulaciones con los usuarios reales.

Este ciclo lo repetimos varias veces, permitiendo realizar las correcciones que los usuarios solicitaban.

4. Los Resultados

Con el uso del BPM se ha logrado organizar y ejecutar de mejor manera los procesos. Los beneficios de haber automatizado los procesos con la Suite BPM de AuraPortal se empiezan a notar y ya se tiene el máximo control de las tareas que se realizan. Se sabe dónde se encuentran y se localizan de inmediato los cuellos de botella. Además existe la tendencia a reducir el consumo de recursos materiales (papel) ya que la documentación se archiva digitalmente. Ahora se cuenta con información que permite mejorar los procesos, disminuyendo sus tiempos de ejecución.

“Sin embargo, todo lo indicado no hubiese sido posible si no contábamos con el soporte que brinda AuraPortal, el equipo que nos asesora y brinda el soporte es muy profesional. Las respuestas son inmediatas”. 

“No nos equivocamos, AuraPortal es un producto excelente y muy flexible, todos los cambios que nos han pedido los usuarios se los ha podido implementar . Incluso ahora que ya estamos en producción, los cambios solicitados los hemos realizado en tiempo real en algunos casos. La posibilidad de cambiar algo, probarlo y ponerlo en ejecución de inmediato es una gran ventaja”. Stalin López, Responsable de Refinería del Pacífico.