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AuraPortal Your BPM & Workflow software

Your BPM & Workflow software in the Cloud with #AuraPortalCloud
11 junio 2013

Caso de Éxito Compañía Lockers

La flexibilidad de AuraPortal para ajustarse a los cambios en los requerimientos permitió una implantación en un tiempo record de 2 meses.

La implantación del proceso de Gestión de Multas de Tránsito permite la total automatización de la gestión de las infracciones de tránsito por alta velocidad en las carreteras nacionales, desde la toma de la fotografía de la presunta infracción hasta el recibo del pago por parte del infractor, pasando por consultas y reportes a bases de datos nacionales, RUNT y SIMIT, firmas digitales certificadas, integración de call center y mensajería, y generación de resoluciones y edictos de manera totalmente automatizada.

1. Información de Empresa

Compañía: Lockers Colombia S.A.

Dirección: Km 3.5 Vía Siberia – Terminal Terrestre Carga OIKOS – Modulo 3 Bodega 16. Bogotá D. C. – Colombia

Web: www.lockers.com.co

Mercado Objetivo: Lockers Colombia S. A. ofrece servicios de administración documental y gestión de archivo para el sector gubernamental, bancario, comercial, entidades sanitarias, educativas y servicios públicos en la República de Colombia.

Extracto

Lockers es una compañía con fuerte vocación tecnológica focalizada en el desarrollo de soluciones para terceros (outsourcing), destinadas a la administración y custodia de documentos.

Cubre totalmente la casuística de la gestión y control de los documentos tanto en formato físico como digital, ofreciendo una amplia gama de servicios desde las diferentes unidades estratégicas de negocio: Lockers Archivo, Lockers Software y Lockers BPO&O.

2. La Problemática 

A raíz de los cambios efectuados en la normativa colombiana aplicable a las infracciones de tránsito, se habilita el empleo de tecnología digital para capturar información de la infracción. Así, por ejemplo, las infracciones por alta velocidad quedan plasmadas en una fotografía y un registro que contiene los datos relativos a la placa del vehículo, la velocidad del mismo en el instante de la toma de la fotografía, la hora de dicha toma, la ubicación, etc.

El proceso de cobro de multas por infracciones de tránsito a partir de la toma de una fotografía digital y del registro de unos datos básicos, no sería posible si no se pudiera, a partir de estos datos básicos, relacionar e integrar esta información con la relativa a la del propietario del vehículo, a efectos de que éste pueda ser notificado de la sanción por la infracción. Para esto deben consultarse las bases de datos del Ministerio de Tránsito y Transporte, que contienen información actualizada de los vehículos y de sus propietarios. También se requiere coordinar la aprobación de la sanción por la autoridad de tránsito para que proceda el cobro de la multa.

Por otro lado, se requiere elaborar las multas de manera automática y aplicarles una firma digital certificada, estampándolas cronológicamente para que el documento digital  adquiera carácter probatorio.

Otra labor a coordinar es la de mensajería, a quienes debe enviarse toda la documentación e información necesaria para la impresión y posterior envío de las notificaciones a nivel nacional. Así mismo se debe orquestar la operación con el call center, encargado de contactar con los propietarios de los vehículos para persuadirles que liquiden puntualmente la sanción, ofreciendo incluso descuentos por pronto pago. Toda esta operativa  debe verse reflejada en el sistema de información integrado de multas del Ministerio para que todos los ciudadanos colombianos puedan enterarse puntualmente de las sanciones que les han sido impuestas.

Los grandes retos a superar en este proyecto eran:

– Superar la novedad del proceso y de la nueva normativa legal aplicable.

– Integrar la operativa de más de 7 empresas diferentes, estatales y privadas, que intervienen en el proceso.

3. La Solución

La implantación de AuraPortal estuvo a cargo de la consultora BPM (Business Process Management) Latinoamérica Ltda. que lograron, gracias a su amplia experiencia y al extenso conocimiento de AuraPortal, estructurar una solución de elevada ingeniería, integrando todo el proceso y la interacción de todos los componentes participantes, de una manera muy eficiente y efectiva.

Asimismo, ha quedado patente la talla indiscutible del BPM AuraPortal como aplicación, ya que se ha podido realizar su implementación en un tiempo récord y cumplir con la totalidad de los requisitos demandados.

Cabe destacar la dificultad adicional con la que se encontró BPM Latinoamérica Ltda. durante la implantación del proceso y que fue el desconocimiento general de la nueva normativa, con todo lo que supuso de cambios en los vencimientos de notificaciones, en los plazos a considerar para poder efectuar descuentos, etc., así como la búsqueda de la información relevante para poder estructurar ordenadamente el proceso. Todo ello se solucionó favorablemente gracias a BPM LAT OPEN Methodology, metodología propia que fue utilizada de apoyo en todo el proceso de búsqueda y tratamiento de la información requerida.

Todo el proceso se gestiona de manera totalmente automática como acredita Infotic S. A., que son los administradores de la plataforma de gestión.

La información se recibe y se procesa de manera automática, generando los documentos necesarios a medida que el proceso avanza, sin necesidad de intervención humana, enviando tareas a los agentes externos como mensajería, call center y autoridad de tránsito, para que interactúen en las partes del proceso que se requiera.

“La novedad del proceso y el desconocimiento por parte del cliente de la normativa aplicable, requirió de toda la flexibilidad que ofrece AuraPortal para irse ajustando a los cambios que se iban demandando a medida que avanzaba el proceso. Aun así éste se implementó en un tiempo record de dos meses“.  Mauricio Obregón Gutiérrez– BPM Latinoamérica Ltda.

4. Los Resultados

Es notable destacar cómo en este proceso se ha hecho uso de prácticamente todo el abanico de opciones de integración que solo puede ofrecer AuraPortal. La integración de información de diferentes procedencias y la generación automática de documentos ha resultado una operación muy eficiente.

En concreto, se han obtenido visibles beneficios gracias a la automatización conseguida a través de las principales funcionalidades desarrolladas como son:

– Integración del Módulo de fotos mediante Servicios Web.

– Integración con las bases de datos del Ministerio RUNT.

– Aprobación ágil por parte de la Autoridad de Transito.

– Generación automática de comparendos.Generación automática de notificaciones de comparendos.

– Firma y estampa cronológica certificada automatizada.

– Coordinación con Call Center para cobro persuasivo.

– Generación de Tareas Automáticas de audiencias, resoluciones y edictos.

– Coordinación de la mensajería.