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15 marzo 2013

Caso de Éxito I.T. La Marañosa

Logo IT La MarañosaEl Instituto Tecnológico La Marañosa (ITM), perteneciente al Ministerio de Defensa de España, en su compromiso con la excelencia y su cultura de la innovación en diversos ámbitos de interés para las Fuerzas Armadas, ha implantado la Herramienta tecnológica de Gestión por Procesos BPM de AuraPortal, siguiendo su objetivo de mantener la más alta evolución tecnológica. El elemento que ha impulsado su implantación es el proyecto de I+D+i de Lucha C-IED.


1. Información de Empresa

Compañía

ITM – Instituto Tecnológico La Marañosa (Mº de Defensa de España)

Dirección

S. Martín de la Vega. Madrid. (España )

Web

http://www.defensa.gob.es/areasTematicas/investigacionDesarrollo/ITM/

Extracto

El Instituto Tecnológico La Marañosa es uno de los centros de investigación, desarrollo tecnológico e innovación del Ministerio de Defensa, al servicio de las Fuerzas Armadas y de toda la sociedad española. Cuenta con 11 edificios en el Campus Central repartidos en 44.000 metros cuadrados; 138 laboratorios organizados en siete áreas especializadas, y una plantilla de alrededor de 800 trabajadores e investigadores civiles y militares.

Las áreas tecnológicas son: Armamento, Electrónica, Metrología y Factor Humano, Defensa NBQ y Materiales, Optrónica y Acústica, Plataformas y Tecnologías de Información, Comunicaciones y Simulación (TIC-S). Dentro de cada una de las Áreas Tecnológicas se desarrollan proyectos y se realizan actividades de investigación de muy diverso alcance.

Uno de los proyectos de I+D+i es el denominado Lucha Contra la Amenaza IED (Artefactos Explosivos Improvisados), cuyo comienzo en el año 2008 proporcionó una ingente actividad en diferentes áreas de conocimiento. La profusión de tareas de experimentación, simulación, desarrollo y evaluación de estándares, así como el empleo de medios para profundizar en el conocimiento de la amenaza IED, generaron la necesidad de profundizar en un ámbito de gestión particular, como es el de la Gestión del Conocimiento, adaptado a la estructura interna de varias Áreas Tecnológicas con participación en el proyecto.

2. La Problemática

A&A TM = Reconversión total + Apoyo ágil a las FAS (Fuerzas Armadas de España) + Peso Internacional + Impulsor Industrial Nacional + Campus Tecnológico

El Instituto es una institución que avanza hacia la excelencia institucional a través de la mejora continua, la búsqueda del valor y la calidad total, con la capacidad de adaptación y con un gran compromiso de servicio a las fuerzas armadas y a la sociedad. Cada uno de los sumandos anteriores responden a una necesidad de eficacia y eficiencia cada día más acuciante, y eso implica el empleo de las herramientas con un mayor ratio beneficio-coste y con retornos tangibles de la inversión que suponen.

Con el pragmatismo exigido por la actual situación económica se pretende demostrar, mediante una inversión limitada y con unos objetivos claros, la capacidad de gestión de una de las actividades más completas e intensivas en conocimiento como es la de un proyecto de I+D+i en el marco de un Instituto Tecnológico del Mº de Defensa. Para tal fin se selecciona como piloto o caso de estudio el proyecto de Lucha Contra la Amenaza de Artefactos Explosivos Improvisados (C-IED). La necesidad de gestionar adecuadamente el conocimiento generado por el proyecto, identificando los elementos, y explotando convenientemente para poner al servicio de toda la Organización el capital intelectual forjado, tanto por los colaboradores de las Fuerzas Armadas, como por las empresas y organismos de la Administración implicados en la lucha contra dicha amenaza. Desde el principio, se observó que esta necesidad conllevaba sistematizar y automatizar a todos los niveles las tareas de gestión imbricadas en la Organización y canalizadas a partir del Proyecto.

“La optimización de recursos, la simplicidad de la herramienta y el bajo coste comparativo con otros BPMS en término de esfuerzo de programación además de la versatilidad de la herramienta para dar tanto soluciones generales como específicas, fueron los criterios básicos para esta selección.”, afirma el Tcol. José Carlos Espinosa, Jefe del proyecto de I+D+i del ITM.

3. La Solución

Como se ha indicado anteriormente, la ambición de esta iniciativa se corresponde con la gestión de activos intangibles derivados de procesos clásicos de gestión de proyectos. Una vez diseñado un piloto del denominado Sistema de Gestión de Conocimiento, se comenzaron a implantar los procesos con la herramienta BPM AuraPortal, automatizando en lo posible las tareas explícitas y permitiendo, al menos, monitorizar e identificar los actores en aquellas más tácitas.

Adicionalmente, uno de los requisitos ha sido la simplicidad de desarrollo y la minimización del impacto de consultoría en el diseño, de tal manera que la dependencia exterior estuviese sobre todo basada en la implantación y el mantenimiento a nivel experto, para lo cual se ha contado con el expertise de la consultora E&Q Engineering -partner de AuraPortal– en el ámbito de la gestión del conocimiento, además de ser una empresa con amplia experiencia en los asuntos relacionados con la temática concreta del proyecto.

“El conocimiento de una Organización Tecnológica se genera e intercambia en la mayoría de las actividades de la organización. Por ello, si se desea gestionar, es importante hacerlo desde una herramienta que permita realizar una gestión integral de la propia Organización. Además, es vital que esta gestión este dirigida por procesos para canalizar y optimizar los flujos de conocimiento y saber dónde éste reside y se origina con mayor profusión ”. Enrique Martín Romero CEO de E&Q Engineering

La metodología utilizada ha sido el desarrollo por etapas. Inicialmente se realizó una implantación de la herramienta para un número reducido de usuarios internos, creciendo en número y en procesos de gestión gradualmente. Posteriormente se añadió funcionalidad específica de Gestión del Conocimiento en los procesos de gestión del proyecto abarcando horizontalmente diferentes Áreas de Conocimiento y Áreas Tecnológicas de la Organización. Asimismo, se creó el soporte necesario para la confección de repositorios relacionados con la Gestión del Conocimiento (lecciones identificadas por áreas de conocimiento, propuestas de mejora, portales con artículos relacionados con la temática C-IED, cuestionarios de evaluación…), se generaron indicadores de capital intelectual, y finalmente se creó un portal para integrar a los colaboradores externos al Instituto en los procesos del proyecto.

“Mi recomendación es que la dirección de una Organización que quiera abordar un proyecto BPM debe liderar el proyecto, estar mentalizada para sufrir un cambio cultural y asumir los costes que este cambio lleva asociados, costes que se convertirán en inversión si el proyecto llega a buen puerto.”  afirma el Tcol. José Carlos Espinosa, Jefe del proyecto de I+D+i del ITM.

4. Los Resultados

El resultado de la implantación de la herramienta como elemento clave del Sistema de Gestión del Conocimiento, se puede resumir en los siguientes puntos:

1. Gestión Integral del proyecto y por ende de la organización.Gestión del personal, de los proyectos I+D, de la relación con los colaboradores, de la gestión documental, del workflow de tareas entre actores del sistema…

2. Gestión automatizada por procesos (generales y específicos para la gestión del conocimiento). Sistematización de procesos rutinarios y de procesos de alto valor para la Organización.

3. Creación de Indicadores de Capital Intelectual. Generación de indicadores que permiten medir y posteriormente actuar en aspectos básicos de la Gestión del Conocimiento como son el capital humano, el capital estructural y el capital relacional de la organización.

4. Creación de repositorios específicos de la Gestión del Conocimiento como son las Lecciones Identificadas y las Propuestas de Mejora, alimentados de un modo transparente por los procesos horizontales propios de la Gestión del Conocimiento.

5. Creación de procesos de evaluación de elementos (documentos, eventos, otros procesos, aplicaciones…) que permiten valorar la calidad de los mismos, mediante la cumplimentación de cuestionarios específicos (que varían según el tipo de elemento). De esta forma los propios integrantes de la organización ayudan a filtrar la información que realmente genera valor.

6. Ampliación del alcance del Sistema de Gestión del Conocimiento C-IED para la interacción con usuarios externos a la organización.

Esto incluye:

a. Plataforma de Interacción Web. Permite a los colaboradores externos participar en procesos de Gestión del Conocimiento, como la publicación de contenido, la discusión sobre determinadas áreas de conocimiento a partir de eventos (reuniones, conferencias, webinarios…), o la participación en la Mejora Continua.

b. Mapa de Conocimiento Interactivo. Permite a cualquier u-suario visualizar, de manera gráfica, dinámica y en tiempo real, dónde reside el conocimiento.

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