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14 mayo 2015

BPMS y la Gestión Dinámica de Proyectos

Este post también está disponible en: Inglés

La excelencia de la Gestión de Proyectos debe estar basada en una Gestión por Procesos con grandes posibilidades de automatización pero, a la vez, con potentes capacidades de agilidad y flexibilidad para realizar cambios y ajustes de forma inmediata y sin perder el control.

Los proyectos son dinámicos por naturaleza, y por tanto su gestión debe realizarse mediante herramientas que permitan automatizar dinámicamente el ciclo de vida de cada proyecto en su conjunto: Configuración, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Medición de los resultados, permitiendo una gran agilidad y flexibilidad para acometer todo tipo de ajustes de forma inmediata, pero sin perder en ningún momento el control.

Gestionar proyectos es muy común en cualquier entidad, no solo en las que los proyectos representan el Core Business de la entidad en empresas de construcción, ingeniería, instalaciones, reparaciones, etc. También se deben controlar:

  • Acciones comerciales: campañas de marketing o de ventas.
  • Proyectos de Recursos Humanos como campañas de concienciación del personal: higiene, seguridad laboral, de selección de personal, cursos de formación, etc.
  • Actividades extras como una reforma de la oficina y, en general, cualquier conjunto complejo de actividades que requiera ser controlado.

Mediante una Suite de Gestión por Procesos Inteligente (iBPMS) como AuraPortal se gestiona cualquier tipo de proyecto que se realice en la empresa.

Funcionalidades básicas para gestionar proyectos

La excelencia de la Gestión de Proyectos debe estar basada en una Gestión por Procesos, pero desde luego, no todos los iBPMS son capaces de gestionar eficientemente proyectos de cierta complejidad.

La Gestión Dinámica de Proyectos solo es posible si la herramienta contempla, como AuraPortal, unas funcionalidades y capacidades especiales, difíciles de encontrar en su conjunto tanto en aplicaciones específicas como en suites de gestión por procesos. Básicamente, estas son:

El Proyecto como Unidad de Control

En la Gestión de Proyectos, la unidad de control no es el Proceso, sino el Proyecto. Esto es así porque en un proyecto suele intervenir más de un Proceso. Por tanto, el BPMS debe disponer de capacidades como:

  1. Gestión y Administración de los Proyectos en sí.
  2. Control de todos los Procesos que intervienen en el proyecto.
  3. Control de todas las Tareas (trabajos que se realizan) para el Proyecto.
  4. Gestión, Administración y Control de otros elementos auxiliares que intervengan en los proyectos y que se deseen controlar.proceso 1

Procesos Complejos, Flexibles y Eficaces

Por las especiales características de los proyectos, el BPMS debe:

  • Ser capaz de crear y modificar de forma inmediata procesos complejos, sin recurrir a la programación.
  • El Workflow de Procesos debe contener sistemas automatizados para resolver con seguridad problemáticas como por ejemplo, el Tratamiento de las Transacciones y Compensaciones, inclusión de Observatorios en los Diagramas de los procesos, etc.
  • El hecho de que en un mismo proyecto puedan concurrir varios procesos (que en su mayor parte deberán estar interconectados) hace necesaria la adopción de la tecnología de Tratamientos Distribuidos que hace fluir la corriente entre los posibles procesos de un determinado proyecto. Esta tecnología da la posibilidad de desviar la corriente, en un momento dado, a otros procesos con o sin retorno al proceso original.
  • También es necesaria la intervención de tareas Obligatorias, Previstas y No Previstas, con Formularios Dinámicos capaces de aparecer u ocultarse según las circunstancias.
  • Además, debe permitir la creación ágil de Gestiones Adicionales (sin necesidad de programación) para el control de los diferentes tipos de Proyectos y de los elementos a controlar de estos proyectos.

Documentos y Contenidos Digitales

En la gestión de los proyectos, el manejo de los documentos y otros contenidos forma parte de la actividad que se realiza, por tanto no puede estar desligado de ella.

El BPMS debe de ser capaz de automatizar todo el ciclo de vida de los documentos: Captura y Creación, Almacenamiento, Flujo, Acceso y Eliminación, incluyendo la creación automática de documentos inteligentes con firmas digitales automáticas y un ágil y automático sistema de archivos. Intranet y extranet.

Extranet

Otro aspecto importante de la gestión de los proyectos es la necesaria Comunicación entre todos los actores del proyecto, así como la Colaboración (participación activa en los Procesos BPM) entre el personal de los distintos departamentos de la entidad, equipos de trabajo, delegaciones, etc. llegando a los usuarios externos (agentes, clientes, proveedores, subcontratados, etc.).

Herramientas de Análisis y Control

La gestión de los proyectos necesita las herramientas que permitan observar, controlar y analizar la ejecución de cada proyecto en su totalidad, así como analizar los resultados conjuntos de proyectos terminados.

Pero, sobre todo, estas capacidades deben estar totalmente integradas e ir acompañadas de una gran agilidad y flexibilidad para acometer todo tipo de cambios de forma inmediata y con seguridad.

Vea estos Casos de Éxito de clientes de AuraPortal en los que la Gestión por Proyectos representa la base de su trabajo.

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Concretamente esta operación recibió el Premio Mundial a la Excelencia en BPM & Workflow