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07 mayo 2012

BPMS (Business Process Management Suite) vs BRE (Business Rules Engine)

Este post también está disponible en: Inglés

Con motivo de la inauguración de un nuevo centro de AuraPortal Training School, el Vicepresidente de AuraPortal, Pablo Trilles Farrington, dictó una Conferencia Magistral sobre la sinergia que desencadena la incorporación de un sistema BRE en un BPMS, y que constituye el camino que conduce a la Excelencia Empresarial mediante la Gestión por Procesos. Por su interés, aquí se expone un extracto de la conferencia. En concreto, creo muy intresante la aclaración que se hace sobre la diferencia entre Reglas de Negocio y Reglas de Proceso.

BPMS (Business Process Management Suite)

BPMS, como su nombre indica, es el software que soporta BPM (Business Process Management): estrategia empresarial enfocada a gestionar los procesos de negocio.

BPMS tiene un enfoque eminentemente práctico, ya que en su implantación lo que se hace es introducir en el sistema los planteamientos teóricos BPM para que el propio sistema se encargue de optimizarlos, automatizarlos (en la medida de lo posible), controlar su cumplimiento y proporcionar los análisis necesarios para su mejora continua.

BRE (Business Rules Engine)

Hay muchas definiciones de las Reglas de Negocio. Incluso hay un Manifiesto (The Business Rules Manifesto) publicado por de Business Rules Group en más de 10 idiomas estableciendo las condiciones que deben cumplir.

Desde la perspectiva que a nosotros interesa, que es su aplicación práctica en un sistema BPMS, podemos aproximar la definición y alcance de las Reglas con los siguientes enunciados.

  • Son Reglas de Negocio los elementos individuales (atómicos) que permiten ser definidos, delimitados y expresados de forma inteligible y que en su conjunto componen el marco estructural, la política, la estrategia y la operativa de una empresa u organización.
  • Se trata de entes pasivos que contienen información con carácter meramente declarativo y que por tanto no ejecutan nada sino que están a disposición de los Motores de los Procesos para que éstos, siguiendo lo prescrito en las Reglas, procedan a la ejecución de lo previsto en los Modelos.
  • En su sentido amplio las Reglas de Negocio se encuentran siempre presentes en la actuación de una organización, bien de manera explícita o de manera implícita no expresada. Sin embargo, en el mundo de la gestión por Procesos el término Reglas de Negocio queda reservado únicamente para aquellas reglas que revisten carácter explícito y que pueden ser y son, expresadas de manera entendible, registradas, localizables y modificables.
  • Las Reglas de Negocio deben definirse y mantenerse de manera independiente de los modelos y de los Procesos con los que la empresa funciona. No es que las Reglas de Negocio no tengan conexión con los Procesos, más bien al contrario, mantienen una relación íntima y constante. Sin embargo, su existencia y personalidad se deriva de la propia concepción de la empresa como ente económico-social y su misión es definir de manera granular sus políticas y modos operativos.

BPMS vs BRE 

Aunque la expresión de los Procesos y de las Reglas está enfocada al mismo fin: determinar cómo debe funcionar una entidad, las Reglas determinan cómo debe funcionar una entidad de una manera estática mientras que los Procesos lo hacer de una manera dinámica. Así pues, un BPMS y un BRE o Motor de Reglas de Negocio no son lo mismo, pero se complementan.

Las Reglas de Negocio pueden y deben utilizarse como repositorio general de la empresa donde almacenar y consultar todas sus normas y procedimientos de aplicación general con independencia y adicionalmente a su uso en los Procesos. Este repositorio es el Motor de Reglas de Negocio, que ha de ser independiente a los procesos.

Los procesos consultarán la información que se encuentra en las Reglas de Negocio. De tal modo que aquellos puedan mantenerse prácticamente sin cambios (excepto los derivados de las mejoras introducidas en su diseño) ya que la mayor parte de los cambios se derivan de las variaciones del entorno empresarial (mercado, políticas, estrategia, etc.), y esto queda definido en las Reglas de Negocio.

Las Reglas de Negocio no están supeditadas a las definiciones o modelos de los Procesos ni a los cambios que éstos puedan sufrir. Esta independencia frente a los Procesos en cuanto a su definición y modificación es de vital importancia para los BPMS ya que permite que los Procesos queden automáticamente actualizados con los cambios de políticas de la empresa sin necesidad de cambiar su modelo. Basta con cambiar las Reglas de Negocio a las que acceden.

Esta es la solución más potente, intuitiva, y sencilla de implementar. Es también la que se ha adoptado en la Suite BPM de AuraPortal.

Atención a la Diferencia entre Reglas de Negocio y Reglas de Proceso 

Es importante mencionar que muy pocos fabricantes de herramientas BPMS incorporan un Motor de Reglas de Negocio independiente a los procesos. Por ello diferenciaremos entre Reglas de Proceso y Reglas de Negocio.

Las primeras son aquellas que su alta, configuración y gestión se realizan desde el Modelo del proceso y su ámbito de actuación y responsabilidad se limita al proceso configurado en la Modelización y por tanto son dependientes al mismo.

Las segundas son a las que nos hemos referido hasta ahora. Cada Regla de Negocio, al ser expresada en un repositorio general, puede ser aplicada a cuantos objetos del diagrama afecte de todos los procesos de la entidad, otorgando coherencia, uniformidad y control. Además, bajo el punto de vista práctico, permite un extraordinario ahorro de tiempo/coste en su implantación y, sobre todo, en los cambios del día a día, ya que al cambiar la Regla se aplicará de forma inmediata a todos los objetos a los que afecte.