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09 marzo 2015

BPM: Cambios en la Gestión Empresarial

Este post también está disponible en: Inglés

La Gestión por Procesos (BPM)

La realidad es que todas las empresas realizan sus actividades según flujos de trabajo coordinados y alineados con la cultura y los objetivos de la entidad. Estos flujos de trabajo se denominan Procesos. La Gestión por Procesos está basada en la optimización, no de las acciones o funciones, sino la Optimización y Mejora Continua de los procesos.

En la Gestión por Procesos (BPM), cuando un evento que ocurre en el día a día pone en marcha un proceso, las funciones y actividades del proceso se optimizan y también se tiene en cuenta la coordinación de estas acciones del proceso de principio a fin, alineándolo además con la cultura y los objetivos de la entidad.

Los procesos tienen un Inicio (cuando, en el día a día, ocurre en la organización un evento que debe ser resuelto), un Desarrollo (en el que realizan las actividades, llamadas Tareas, necesarias para su resolución) y un Fin (cuando ha sido resuelto, tanto si es con éxito como sin éxito).

Así pues, cada proceso de negocio se Inicia, Desarrolla y Finaliza con independencia de áreas o departamentos. El hecho de que todo el proceso recaiga de principio a fin sobre un determinado departamento o sobre varios o que intervengan también clientes, proveedores, subcontratistas, etc., no tiene ninguna relevancia bajo el enfoque de la Gestión por Procesos.

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Diagrama BPM AuraPortal

Este enfoque de gestionar los procesos de negocio mediante BPM (Business Process Management) es relativamente nuevo y está cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las empresas y de cualquier organización en el mundo, proporcionando mucha mayor efectividad.

Permite un control exhaustivo de la información que se genera en la empresa, así como una uniformidad y cohesión de esta:

  • Información Estructurada. Todos los datos creados, modificados o eliminados, no solo en los procesos sino, también, de las aplicaciones con las que la empresa trabaja: ERP, legacy, etc. e incluso los que provienen de la integración con dispositivos externos, ya provengan de artefactos que se utilizan en la empresa como máquinas, sensores, etc. o bien capturados automáticamente de internet, y que habrán sido integrados en la suite.
  • Información No Estructurada. Documentos de todo tipo que hayan sido creados, aportados por los externos (clientes, proveedores, etc.), archivados, consultados, firmados o eliminados. Así como los Contenidos digitales.
  • Información Relacionada: A través de enlaces con el resto de elementos de gestión: empleados, cuentas, etc., a través de redes de relaciones entre todos los elementos a nivel 1:1, 1:N y N:N, así como con los procesos y los documentos.
  • Información de Reglas. Reglas de Negocio, estrategias, procedimientos y normativas, tanto internas como de obligado cumplimiento, de comportamiento textual (interpretable) o mecánico (automático).
  •  Información sobre Actividades. Sobre personas, grupos y roles que intervienen en la ejecución de los Procesos y de las tareas de Workflow Libre (actividades menores o no estructuradas), así como sobre los tiempos, consumos y costes previstos y realizados, con sus desviaciones, etc.
  • Información de Control y Análisis: Control de Costes y Rentabilidad y acceso directo a Tiempos, Vistas, Business Intelligence, etc. por cada proceso y por los conjuntos de procesos que se quiera analizar, así como del total de la empresa.

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