Your BPM & Workflow software
in the Cloud with Aurazure

AuraPortal Your BPM & Workflow software

Your BPM & Workflow software in the Cloud with #AuraPortalCloud
04 febrero 2011

Arram Consultores ha conseguido optimizar sus procesos, llegando a un alto nivel de automatización.

Dirección: España

Web: www.arram.com

Productos y Servicios: Servicios de Ingeniería y Arquitectura.

Mercado Objetivo: Empresas Privadas y Administración Pública en el ámbito Nacional e Internacional.

Aplicaciones Utilizadas: BPMS AuraPortal

1. Problemática

Arram Consultores tiene como objetivo saber captar de forma fiel la idea que sus clientes le transmiten y alcanzar sus expectativas así como ser dignos de su confianza, convirtiéndose en su aliado estratégico para desarrollar con calidad los trabajos encomendados y conseguir así un alto grado de satisfacción por ambas partes.

La empresa, en esa línea, siempre ha buscado mejorar todo aquello que redunda positivamente en su trabajo, imprimiendo en el equipo una gran capacidad para adaptarse a todos los cambios encaminados a tal fin.

Aunque todo el personal cumplimentaba y seguía los procedimientos establecidos en la realización de los Proyectos, no todos lo realizan en el mismo momento, produciendo situaciones en las que registros de control y documentos se realizaban al final del procedimiento.

Esto generaba que muchos datos se perdieran, incluso que no se controlaran algunos aspectos a cumplir.

Así pues, se buscaba una herramienta que contribuyera a que todos hicieran y gestionaran los proyectos de la misma forma para garantizar el cumplimiento de la Norma. Además, quería incorporar puntos de control que ayudaran a sus técnicos a revisar si se habían realizado acciones, evitando que se continuara sin haber cumplimentado estos puntos.

 

2. La Solución

Para conseguir estas metas, en primer lugar se estuvo analizando aplicaciones ERP de nombre consolidado en el mercado, pero no les convencía su Eficacia ni las Gráficas para Cuadros de Mando, que obligaban a tomar decisiones basadas en informaciones a golpe de pantalla. Por esta razón se decidieron por aplicar un concepto totalmente diferente, orientado a Procesos, analizando Suites BPM que les permitieran alcanzar la excelencia empresarial.

Finalmente seleccionaron el BPMS de AuraPortal.

Inicialmente se realizó la implementación con la Consultora Galper (Partner AuraPortal), con la que pusieron en producción 3 procedimientos de su Norma ISO 9001.

Sin embargo, viendo la sencillez de manejo de AuraPortal, a finales de 2008 se tomó la decisión de incorporar a la empresa un consultor a tiempo completo y con dedicación exclusiva, y se consiguió implementar en 2009 6 procesos de Calidad. En el año 2010, y con la evolución y la experiencia adquiridas se consiguió poner en producción otros 5 procesos productivos, así como revisar los procesos anteriores para su mejora. En el año 2011 se terminará la implementación del resto de los procesos y, siguiendo su política de Mejora Continua, se irán mejorando los actuales.

Ahora con AuraPortal, al ejecutar los proyectos, todo el personal recibe información del sistema en el momento que se van produciendo acontecimientos relacionados con su trabajo.

El cuadro de mando tiene automatizados sus indicadores y puede acceder a controlar los procesos de forma sencilla y eficaz.

Se controlan versiones de documentos (ofertas, bocetos, planos) y el sistema relaciona toda la información para que pueda ser consultada en todo momento.

En 2011 estará plenamente operativo con el BPMS de AuraPortal el Ciclo de Vida de los Proyectos, desde la toma de contacto, ofertas, contratación, equipos de trabajo, pasando por la planificación y elaboración de los proyectos, gestión de legalizaciones y subvenciones, terminando con la Dirección de Obra.

“AuraPortal ha revolucionado el mundo de las Suites BPM. Debido a que lleva ya resueltas muchas operativas empresariales y, sobre todo, a que no precisa programación, los tiempos y costes se reducen en un 80%, tanto en su implantación como en las modificaciones a lo largo de su vida útil.

Esta característica, netamente diferenciadora frente al resto de BPMS del mercado, permite a las grandes y medianas empresas implantar no solo sus procesos estratégicos, sino todos, y a las pequeñas empresas acceder a la más eficaz tecnología de gestión empresarial, hasta ahora prohibitiva para ellas”.

Francisco Javier Galán Izquierdo, Director Departamento de Sistemas de la Información de la empresa de Ingeniería y Arquitectura Arram Consultores.

 

3. Resultados reales

Con la implementación de la plataforma de gestión AuraPortal, Arram Consultores ha conseguido mejorar notablemente su gestión interna de los Proyectos, lo que redunda de inmediato sobre el servicio que presta a sus clientes y en los resultados generales de la empresa.

Entre otros, se han alcanzado los siguientes resultados, que han producido mejoras medibles:

  1. Información fiel y en línea que permite realizar análisis de mercado y sectores en tiempo real.
  2. Reducción de tiempos en obtención de los datos anteriores.
  3. Mejora de los procedimientos de su Sistema de Calidad, una vez desarrollado en el Portal.
  4. Integración de sus técnicos y personal de administración en los proyectos de forma adecuada y gestionando la información en el momento que se produce el evento, ya que al ser una cadena de acontecimientos, el siguiente hito no se produce si no se termina el anterior.
  5. Control de versiones de los documentos que se crean en los procesos.
  6. Los registros son parte del proceso, con lo cual se cumplimentan al ir avanzando en el tiempo y pueden imprimirse en cualquier momento.
  7. Se han corregido “defectos o vicios” a la hora de trabajar. El sistema es para todos igual.

 

AuraPortal ha conseguido hacer simple lo difícil. Por ejemplo, para Modelizar los Procesos basta con construir el Diagrama del modelo, definir los valores de los objetos del diagrama y realizar simulaciones para comprobar su comportamiento. A partir de aquí, se pone inmediatamente en ejecución el proceso sin tener que esperar a ningún desarrollo de programación. Solo las integraciones con el ERP resultan costosas, aunque AuraPortal también proporciona herramientas muy potentes para realizarlas.

También resulta extremadamente sencillo llevar una política de Mejora Continua real. Las modificaciones se realizan de forma instantánea sin que los usuarios de los procesos lleguen siquiera a enterarse.

Francisco Javier Galán Izquierdo, Director Departamento de Sistemas de la Información de la empresa de Ingeniería y Arquitectura Arram Consultores.


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